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Version vom 8. Juli 2025, 09:09 Uhr

0. Einleitung und Überblick

Der folgende Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept. In Kapitel 1 erfahren Sie, wie Sie zu Beginn die die Einrichtungs- und Personaldaten in der OnlineAnwendung erfassen. Zugleich erfahren Sie hier auch, wie Sie im Laufe der Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept die entsprechenden Daten aktualisieren. In Kapitel 2 wird erklärt, wie Sie das Qualitätshandbuch, die Übersicht der einrichtungsspezifischen Anlagen und die Anlagen selbst herunterladen können. Kapitel 3 und 4 erläutern die kontinuierliche Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept: Sie erfahren hier, wie Sie Bewertungen vornehmen (Kapitel 3) und wie Sie nach der Bewertung die Befragungsstatistiken einsehen, die Bewertung kommentieren und einen Review erstellen können (Kapitel 4).

Zu Beginn erhalten Sie hier einen Überblick, welche Schritte zu Beginn der Arbeit mit der OnlineAnwendung des pim®-Qualitätskonzepts zu durchlaufen sind (Kapitel 0.1) und anschließend, wie Sie kontinuierlich mit dem der Online-Anwendung des pim®-Qualitätskonzepts arbeiten (Kapitel 0.2).

Der Link zur Webanwendung ist https://portal.pragma-pim.de.

Wenn Sie bei der Arbeit mit der Webanwendung Fragen oder Probleme haben, können Sie sich bei der Service-Adresse support@pragma-pim.de

Hinweis: Im folgenden Leitfaden sind alle Arbeitsschritte erklärt, die Sie mit der Webanwendung des pim®-Qualitätskonzepts selbst vornehmen können. Sie bzw. Ihr Träger haben aber die Möglichkeit, einzelne oder mehrere dieser Arbeitsschritte durch die pragma GmbH vornehmen zu lassen, indem Sie diese als Service (siehe Leistungsvereinbarung) buchen.

0.1 Einstieg in die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Wenn Sie neu mit der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept beginnen, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link und Ihren Zugangsdaten. Nachdem Sie sich angemeldet haben, müssen Sie folgende Schritte durchgehen:

1. Einrichtungsdaten vervollständigen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adresse stets aktuell zu halten!

2. Personaldaten erfassen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der MitarbeiterInnen stets

aktuell zu halten Wichtig: Legen Sie auch eine Gruppe an, wenn Sie ohne Gruppenzugehörigkeit bewerten

0.2 Kontinuierliche Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Bei der kontinuierlichen Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept sollten Sie stets darauf achten, dass die für die Einrichtung und die jeweiligen MitarbeiterInnen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell sind. Vor einer Bewertung müssen Sie die Personaldaten aktualisieren:

Aktualisieren Sie die Personaldaten (Kapitel 1)

Wichtig: Löschen Sie MitarbeiterInnen und Gruppen nicht, sondern setzen diese stets inaktiv,

damit die schon vorgenommenen Bewertungen nicht verfälscht werden.

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der MitarbeiterInnen stets

aktuell zu halten, damit diese ihre Bewertung durchführen können, Zugriff auf das QMHandbuch haben usw.

1. Einrichtungs- und Personaldaten erfassen und aktualisieren

Hinweis: Auch der Träger hat die Möglichkeit, Einrichtungs- und Personaldaten zu erfassen und zu aktualisieren. Ob Sie als Leitung oder der Träger diese Aufgabe übernehmen, hängt von Ihrer internen Absprache ab. Im Folgenden werden die Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, aber erklärt.

Zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zur Online-Anwendung, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort. Wenn Sie auf den Link klicken und sich mit den zugesandten Daten anmelden gelangen Sie zur Startseite:

Hinweis: Wenn bereits alle oder einzelne Gruppen und MitarbeiterInnen erfasst sind, können Sie kontrollieren, ob diese Eingaben korrekt sind. Wenn einzelne Angaben nicht korrekt sind (z.B. eine bzw. ein MitarbeiterIn der falschen Gruppe zugeordnet ist), verfahren Sie so wie in Kapitel 1.4 (Einrichtungs- und Personaldaten aktualisieren) beschrieben.

1.1 Einrichtungsdaten erfassen

Um die Daten Ihrer Einrichtung zu vervollständigen, gehen Sie oben über das Menü „Träger“ auf „Einrichtungen“:

Sie gelangen nun auf eine Übersichtsseite, auf der Ihre Einrichtung angezeigt wird. Um die Einrichtungsdaten zu vervollständigen, gehen Sie rechts auf „bearbeiten“:

Sie gelangen nun auf eine Übersichtsseite, auf der die für Ihre Einrichtung schon hinterlegten Daten zusammengefasst sind. Ergänzen Sie diese, indem Sie Namen und gegebenenfalls Kontaktdaten eingeben. Achten Sie darauf, eine aktuelle E-Mail-Adresse einzugeben. Es wird Ihnen auf dieser Seite auch angezeigt, wer als Leitung hinterlegt ist. Dies können Sie nicht ändern, das kann nur Ihr Träger. Wenn Sie sehen, dass hier nicht mehr die aktuelle Leitung hinterlegt, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Träger auf, damit diese Informationen stets aktuell sind. Wenn Sie mit Ihrer Bearbeitung fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Daten – insbesondere die E-Mail-Adresse – aktuell sind. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so geben Sie diese ein. Wenn es Änderungen bei der Person der Leitung gibt, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Träger auf, damit dieser diese erfassen kann.

Hinweis: Damit Sie als Einrichtungsleitung hinterlegt und Ihnen Ihre Zugangsdaten zugeschickt werden konnten, wurden für Ihre Einrichtung durch den Träger bereits eine Gruppe (in der Regel die Leitungsgruppe oder aber eine allgemeine Gruppe) erstellt und Sie als MitarbeiterIn eingegeben. Weitere Gruppen und MitarbeiterInnen erfassen Sie, wie untenstehend beschrieben.

1.2 Personaldaten erfassen

Nachdem Sie die Einrichtungsdaten hinterlegt haben, können Sie nun mit der Erfassung des Personals beginnen. Hierzu müssen Sie zunächst Gruppen erstellen (Kapitel 1.2.1), damit Sie den Gruppen anschließend die MitarbeiterInnen zuweisen können (Kapitel 1.2.2). Es besteht auch die Möglichkeit, eine Bewertung ohne Gruppenzuordnung vorzunehmen. In diesem Fall müssen Sie – um das Personal Ihrer Einrichtung erfassen zu können – zumindest eine allgemeine Gruppe erstellen, da ohne eine Gruppe kein Personal erfasst werden kann. Hierzu verfahren Sie so, wie es in diesem Kapitel beschrieben wird, aber erstellen lediglich eine Gruppe, der Sie einen allgemeinen Namen (z.B. „Gruppe“) geben können. Anschließend ordnen Sie alle MitarbeiterInnen (Kapitel 1.2.2) dieser „Gruppe“ zu.

Wichtig: Auch wenn Sie die Bewertungen ohne eine Gruppenzuordnung durchführen möchten, müssen Sie eine allgemeine Gruppe erstellen. Überspringen Sie dieses Kapitel also nicht.

1.2.1 Gruppen erstellen

Um Gruppen hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder können Sie Gruppen auf der Seite der Einrichtung hinzufügen (Kapitel 1.2.1.1). Alternativ können Sie Gruppen auch auf der Seite „Gruppen“ erstellen (Kapitel 1.2.1.2). Zudem können Sie eine Gruppe als Leitungsgruppe auswählen (Kapitel 1.2.1.3).

1.2.1.1 Gruppen auf der Seite „Einrichtungen“ erstellen

Um eine Gruppe über die Seite „Einrichtungen“ hinzuzufügen, müssen Sie auf der Übersichtsseite „Einrichtungen“ neben Ihrer Einrichtung auf „Einrichtung ansehen“ kicken. Wenn Sie die Gruppen direkt nach Bearbeiten der Einrichtungs-Daten hinzufügen, sind Sie, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, schon auf dieser Seite. Ansonsten gehen Sie zunächst über das Menü „Träger“ auf die Seite „Einrichtungen“:

Sie gelangen nun auf die Übersichtsseite mit Ihrer Einrichtung. Hier klicken Sie rechts auf die Option „ansehen“:

Sie gelangen nun auf die Übersicht zu Ihrer Einrichtung und klicken oben rechts auf „Gruppen“. Die Zahl in Klammern hinter „Gruppen“ zeigt an, wie viele Gruppen der Einrichtung bereits zugeordnet sind. Zu Beginn steht hier eine Null (bzw. eine eins, da bereits eine Gruppe erstellt wurde).

Wenn Sie auf „Gruppen“ geklickt haben, wird Ihnen der Überblick über die Gruppen Ihrer Einrichtung angezeigt. Klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“, um eine Gruppe hinzuzufügen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der Sie die Gruppe benennen und speichern können. Nun können Sie im nächsten Schritt den Namen der Gruppe eingeben – z.B. „Leitung“ für die Leitungsgruppe. Wenn eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, setzen Sie unten rechts ein Häkchen neben „Leitungsgruppe“ (mehr hierzu in Kapitel 1.2.1.3). Wenn Sie keine Leitungsgruppe differenzieren möchten oder eine andere Gruppe anlegen, lassen Sie das Kästchen leer. Unter dem Feld für den Namen werden Ihr Träger und Ihre Einrichtung, für die Sie gerade eine Gruppe erstellen, angezeigt. Achten Sie darauf, dass links unten ein Häkchen neben „Aktiv“ steht, da die Gruppe nur so an Bewertungen teilnimmt. Anschließend klicken Sie auf „Speichern“, um die Gruppe zu speichern:

Nun bekommen Sie die fertig erstellte Gruppe angezeigt. Um eine weitere Gruppe zu Ihrer Einrichtung hinzuzufügen, wählen Sie erneut oben im Menü „Träger“ den Punkt „Einrichtungen“ aus und gehen erneut wie oben beschrieben vor. So verfahren Sie weiter, bis Sie alle Gruppen erstellt haben.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen, die an der Bewertung teilnehmen sollen, „Aktiv“ gesetzt sind. Ob eine Gruppe „Aktiv“ ist erkennen Sie zum einen an dem blauen Häkchen neben „Aktiv“ unter „Gruppe bearbeiten“ und zum anderen auf der Übersichtsseite aller Ihrer Gruppen (unter dem Menü „Träger/Gruppen“). Links sehen Sie hier grüne Häkchen bei aktiven und rote Kreuze bei inaktiven Gruppen:

1.2.1.2 Gruppen auf der Seite „Gruppen“ erstellen

Eine weitere Möglichkeit, Gruppen zu erstellen ist, oben im Menü „Träger“ auf die Seite „Gruppen“ zu gehen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, die Ihnen alle für Ihre Einrichtung angelegten Gruppen anzeigt. Wählen Sie hier unten rechts „+ erstellen“, um eine Gruppe hinzuzufügen:

Jetzt können Sie die Gruppe anlegen: Geben Sie oben den Namen der Gruppe ein – z.B. „Leitung“ für die Leitungsgruppe. Unter dem Feld für den Namen werden Ihr Träger und Ihre Einrichtung, für die Sie gerade eine Gruppe erstellen, angezeigt. Wenn eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, setzen Sie ein Häkchen neben „Leitungsgruppe“ (mehr dazu in Kapitel 1.2.1.3). Achten Sie darauf, dass die Gruppe „Aktiv“ gesetzt ist, damit sie an Bewertungen teilnimmt. Dazu muss unten links neben „Aktiv“ ein blaues Häkchen zu sehen sein. Anschließend klicken Sie unten links auf „Speichern“, um die Gruppe zu speichern:

Nach dem Speichern bekommen Sie die fertig erstellte Gruppe angezeigt:

Um eine weitere Gruppe zu Ihrer Einrichtung hinzuzufügen, gehen Sie wieder unter „Träger“ auf „Gruppen“ und wiederholen den Vorgang, bis alle Gruppen erfasst sind. Wenn die Gruppe nicht als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, achten Sie darauf, dass in dem entsprechenden Kästchen kein Häkchen gesetzt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen, die an der Bewertung teilnehmen sollen, „Aktiv“ gesetzt sind. Ob eine Gruppe „Aktiv“ ist erkennen Sie zum einen an dem blauen Häkchen neben „Aktiv“ unter „Gruppe bearbeiten“ und zum anderen auf der Übersichtsseite aller Ihrer Gruppen (unter dem Menü „Träger/Gruppen“). Links sehen Sie hier grüne Häkchen bei aktiven und rote Kreuze bei inaktiven Gruppen:

1.2.1.3 Eine Leitungsgruppe erstellen

Wenn Sie bei der Auswertung der MitarbeiterInnen-Befragung eine gesonderte Berücksichtigung der Leitungsgruppe wünschen, müssen Sie bei der Leitungsgruppe ein Häkchen bei „Leitungsgruppe“ setzen. Gehen Sie hierzu erneut auf „Gruppe bearbeiten“, setzen das Häkchen und klicken auf „Speichern“. (Sie können das Häkchen auch schon beim Erstellen der Gruppe setzen).

In der Übersicht der Gruppen (unter dem Menü „Träger“/“Gruppen“) erkennen Sie an dem grünen Häkchen, dass eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet wird:

1.2.2 MitabeiterInnen erfassen

Nachdem Sie die Einrichtungsdaten vervollständigt und die Gruppen erstellt haben, können Sie nun auch das Personal erfassen. Hierzu gibt es sowohl die Möglichkeit, über die Seite „Gruppen“ (Kapitel 1.2.2.1) als auch über die Seite „MitarbeiterIn“ (Kapitel 1.2.2.2) zu gehen.

1.2.2.1 MitarbeiterInnen über die Seite „Gruppen“ hinzufügen

Wählen Sie oben im Menü „Träger“ die Seite „Gruppen“ aus:

Sie gelangen nun auf die Seite, die alle von Ihnen erstellten Gruppen anzeigt. Wählen Sie nun die Gruppe Ihrer Einrichtung aus, für die Sie Personal erfassen möchten und klicken Sie rechts auf „ansehen“:

Sie gelangen nun auf die Übersichtsseite zu der Gruppe. Klicken Sie oben rechts auf „MitarbeiterInnen“. Die Zahl in Klammern hinter „MitarbeiterInnen“ zeigt an, wie viele MitarbeiterInnen der Gruppe zugeordnet sind.