← Zum vorherigen Versionsunterschied Zum nächsten Versionsunterschied →

Version vom 8. Juli 2025, 11:08 Uhr

0. Einleitung und Überblick

Der folgende Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept. In Kapitel 1 erfahren Sie, wie Sie zu Beginn die die Einrichtungs- und Personaldaten in der OnlineAnwendung erfassen. Zugleich erfahren Sie hier auch, wie Sie im Laufe der Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept die entsprechenden Daten aktualisieren. In Kapitel 2 wird erklärt, wie Sie das Qualitätshandbuch, die Übersicht der einrichtungsspezifischen Anlagen und die Anlagen selbst herunterladen können. Kapitel 3 und 4 erläutern die kontinuierliche Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept: Sie erfahren hier, wie Sie Bewertungen vornehmen (Kapitel 3) und wie Sie nach der Bewertung die Befragungsstatistiken einsehen, die Bewertung kommentieren und einen Review erstellen können (Kapitel 4).

Zu Beginn erhalten Sie hier einen Überblick, welche Schritte zu Beginn der Arbeit mit der OnlineAnwendung des pim®-Qualitätskonzepts zu durchlaufen sind (Kapitel 0.1) und anschließend, wie Sie kontinuierlich mit dem der Online-Anwendung des pim®-Qualitätskonzepts arbeiten (Kapitel 0.2).

Der Link zur Webanwendung ist https://portal.pragma-pim.de.

Wenn Sie bei der Arbeit mit der Webanwendung Fragen oder Probleme haben, können Sie sich bei der Service-Adresse support@pragma-pim.de

Hinweis: Im folgenden Leitfaden sind alle Arbeitsschritte erklärt, die Sie mit der Webanwendung des pim®-Qualitätskonzepts selbst vornehmen können. Sie bzw. Ihr Träger haben aber die Möglichkeit, einzelne oder mehrere dieser Arbeitsschritte durch die pragma GmbH vornehmen zu lassen, indem Sie diese als Service (siehe Leistungsvereinbarung) buchen.

0.1 Einstieg in die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Wenn Sie neu mit der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept beginnen, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link und Ihren Zugangsdaten. Nachdem Sie sich angemeldet haben, müssen Sie folgende Schritte durchgehen:

1. Einrichtungsdaten vervollständigen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adresse stets aktuell zu halten!

2. Personaldaten erfassen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der MitarbeiterInnen stets

aktuell zu halten Wichtig: Legen Sie auch eine Gruppe an, wenn Sie ohne Gruppenzugehörigkeit bewerten

0.2 Kontinuierliche Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Bei der kontinuierlichen Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept sollten Sie stets darauf achten, dass die für die Einrichtung und die jeweiligen MitarbeiterInnen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell sind. Vor einer Bewertung müssen Sie die Personaldaten aktualisieren:

Aktualisieren Sie die Personaldaten (Kapitel 1)

Wichtig: Löschen Sie MitarbeiterInnen und Gruppen nicht, sondern setzen diese stets inaktiv,

damit die schon vorgenommenen Bewertungen nicht verfälscht werden.

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der MitarbeiterInnen stets

aktuell zu halten, damit diese ihre Bewertung durchführen können, Zugriff auf das QMHandbuch haben usw.

1. Einrichtungs- und Personaldaten erfassen und aktualisieren

Hinweis: Auch der Träger hat die Möglichkeit, Einrichtungs- und Personaldaten zu erfassen und zu aktualisieren. Ob Sie als Leitung oder der Träger diese Aufgabe übernehmen, hängt von Ihrer internen Absprache ab. Im Folgenden werden die Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, aber erklärt.

Zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zur Online-Anwendung, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort. Wenn Sie auf den Link klicken und sich mit den zugesandten Daten anmelden gelangen Sie zur Startseite:

Hinweis: Wenn bereits alle oder einzelne Gruppen und MitarbeiterInnen erfasst sind, können Sie kontrollieren, ob diese Eingaben korrekt sind. Wenn einzelne Angaben nicht korrekt sind (z.B. eine bzw. ein MitarbeiterIn der falschen Gruppe zugeordnet ist), verfahren Sie so wie in Kapitel 1.4 (Einrichtungs- und Personaldaten aktualisieren) beschrieben.

1.1 Einrichtungsdaten erfassen

Um die Daten Ihrer Einrichtung zu vervollständigen, gehen Sie oben über das Menü „Träger“ auf „Einrichtungen“:

Sie gelangen nun auf eine Übersichtsseite, auf der Ihre Einrichtung angezeigt wird. Um die Einrichtungsdaten zu vervollständigen, gehen Sie rechts auf „bearbeiten“:

Sie gelangen nun auf eine Übersichtsseite, auf der die für Ihre Einrichtung schon hinterlegten Daten zusammengefasst sind. Ergänzen Sie diese, indem Sie Namen und gegebenenfalls Kontaktdaten eingeben. Achten Sie darauf, eine aktuelle E-Mail-Adresse einzugeben. Es wird Ihnen auf dieser Seite auch angezeigt, wer als Leitung hinterlegt ist. Dies können Sie nicht ändern, das kann nur Ihr Träger. Wenn Sie sehen, dass hier nicht mehr die aktuelle Leitung hinterlegt, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Träger auf, damit diese Informationen stets aktuell sind. Wenn Sie mit Ihrer Bearbeitung fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Daten – insbesondere die E-Mail-Adresse – aktuell sind. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so geben Sie diese ein. Wenn es Änderungen bei der Person der Leitung gibt, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Träger auf, damit dieser diese erfassen kann.

Hinweis: Damit Sie als Einrichtungsleitung hinterlegt und Ihnen Ihre Zugangsdaten zugeschickt werden konnten, wurden für Ihre Einrichtung durch den Träger bereits eine Gruppe (in der Regel die Leitungsgruppe oder aber eine allgemeine Gruppe) erstellt und Sie als MitarbeiterIn eingegeben. Weitere Gruppen und MitarbeiterInnen erfassen Sie, wie untenstehend beschrieben.

1.2 Personaldaten erfassen

Nachdem Sie die Einrichtungsdaten hinterlegt haben, können Sie nun mit der Erfassung des Personals beginnen. Hierzu müssen Sie zunächst Gruppen erstellen (Kapitel 1.2.1), damit Sie den Gruppen anschließend die MitarbeiterInnen zuweisen können (Kapitel 1.2.2). Es besteht auch die Möglichkeit, eine Bewertung ohne Gruppenzuordnung vorzunehmen. In diesem Fall müssen Sie – um das Personal Ihrer Einrichtung erfassen zu können – zumindest eine allgemeine Gruppe erstellen, da ohne eine Gruppe kein Personal erfasst werden kann. Hierzu verfahren Sie so, wie es in diesem Kapitel beschrieben wird, aber erstellen lediglich eine Gruppe, der Sie einen allgemeinen Namen (z.B. „Gruppe“) geben können. Anschließend ordnen Sie alle MitarbeiterInnen (Kapitel 1.2.2) dieser „Gruppe“ zu.

Wichtig: Auch wenn Sie die Bewertungen ohne eine Gruppenzuordnung durchführen möchten, müssen Sie eine allgemeine Gruppe erstellen. Überspringen Sie dieses Kapitel also nicht.

1.2.1 Gruppen erstellen

Um Gruppen hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder können Sie Gruppen auf der Seite der Einrichtung hinzufügen (Kapitel 1.2.1.1). Alternativ können Sie Gruppen auch auf der Seite „Gruppen“ erstellen (Kapitel 1.2.1.2). Zudem können Sie eine Gruppe als Leitungsgruppe auswählen (Kapitel 1.2.1.3).

1.2.1.1 Gruppen auf der Seite „Einrichtungen“ erstellen

Um eine Gruppe über die Seite „Einrichtungen“ hinzuzufügen, müssen Sie auf der Übersichtsseite „Einrichtungen“ neben Ihrer Einrichtung auf „Einrichtung ansehen“ kicken. Wenn Sie die Gruppen direkt nach Bearbeiten der Einrichtungs-Daten hinzufügen, sind Sie, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, schon auf dieser Seite. Ansonsten gehen Sie zunächst über das Menü „Träger“ auf die Seite „Einrichtungen“:

Sie gelangen nun auf die Übersichtsseite mit Ihrer Einrichtung. Hier klicken Sie rechts auf die Option „ansehen“:

Sie gelangen nun auf die Übersicht zu Ihrer Einrichtung und klicken oben rechts auf „Gruppen“. Die Zahl in Klammern hinter „Gruppen“ zeigt an, wie viele Gruppen der Einrichtung bereits zugeordnet sind. Zu Beginn steht hier eine Null (bzw. eine eins, da bereits eine Gruppe erstellt wurde).

Wenn Sie auf „Gruppen“ geklickt haben, wird Ihnen der Überblick über die Gruppen Ihrer Einrichtung angezeigt. Klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“, um eine Gruppe hinzuzufügen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der Sie die Gruppe benennen und speichern können. Nun können Sie im nächsten Schritt den Namen der Gruppe eingeben – z.B. „Leitung“ für die Leitungsgruppe. Wenn eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, setzen Sie unten rechts ein Häkchen neben „Leitungsgruppe“ (mehr hierzu in Kapitel 1.2.1.3). Wenn Sie keine Leitungsgruppe differenzieren möchten oder eine andere Gruppe anlegen, lassen Sie das Kästchen leer. Unter dem Feld für den Namen werden Ihr Träger und Ihre Einrichtung, für die Sie gerade eine Gruppe erstellen, angezeigt. Achten Sie darauf, dass links unten ein Häkchen neben „Aktiv“ steht, da die Gruppe nur so an Bewertungen teilnimmt. Anschließend klicken Sie auf „Speichern“, um die Gruppe zu speichern:

Nun bekommen Sie die fertig erstellte Gruppe angezeigt. Um eine weitere Gruppe zu Ihrer Einrichtung hinzuzufügen, wählen Sie erneut oben im Menü „Träger“ den Punkt „Einrichtungen“ aus und gehen erneut wie oben beschrieben vor. So verfahren Sie weiter, bis Sie alle Gruppen erstellt haben.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen, die an der Bewertung teilnehmen sollen, „Aktiv“ gesetzt sind. Ob eine Gruppe „Aktiv“ ist erkennen Sie zum einen an dem blauen Häkchen neben „Aktiv“ unter „Gruppe bearbeiten“ und zum anderen auf der Übersichtsseite aller Ihrer Gruppen (unter dem Menü „Träger/Gruppen“). Links sehen Sie hier grüne Häkchen bei aktiven und rote Kreuze bei inaktiven Gruppen:

1.2.1.2 Gruppen auf der Seite „Gruppen“ erstellen

Eine weitere Möglichkeit, Gruppen zu erstellen ist, oben im Menü „Träger“ auf die Seite „Gruppen“ zu gehen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, die Ihnen alle für Ihre Einrichtung angelegten Gruppen anzeigt. Wählen Sie hier unten rechts „+ erstellen“, um eine Gruppe hinzuzufügen:

Jetzt können Sie die Gruppe anlegen: Geben Sie oben den Namen der Gruppe ein – z.B. „Leitung“ für die Leitungsgruppe. Unter dem Feld für den Namen werden Ihr Träger und Ihre Einrichtung, für die Sie gerade eine Gruppe erstellen, angezeigt. Wenn eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, setzen Sie ein Häkchen neben „Leitungsgruppe“ (mehr dazu in Kapitel 1.2.1.3). Achten Sie darauf, dass die Gruppe „Aktiv“ gesetzt ist, damit sie an Bewertungen teilnimmt. Dazu muss unten links neben „Aktiv“ ein blaues Häkchen zu sehen sein. Anschließend klicken Sie unten links auf „Speichern“, um die Gruppe zu speichern:

Nach dem Speichern bekommen Sie die fertig erstellte Gruppe angezeigt:

Um eine weitere Gruppe zu Ihrer Einrichtung hinzuzufügen, gehen Sie wieder unter „Träger“ auf „Gruppen“ und wiederholen den Vorgang, bis alle Gruppen erfasst sind. Wenn die Gruppe nicht als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, achten Sie darauf, dass in dem entsprechenden Kästchen kein Häkchen gesetzt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen, die an der Bewertung teilnehmen sollen, „Aktiv“ gesetzt sind. Ob eine Gruppe „Aktiv“ ist erkennen Sie zum einen an dem blauen Häkchen neben „Aktiv“ unter „Gruppe bearbeiten“ und zum anderen auf der Übersichtsseite aller Ihrer Gruppen (unter dem Menü „Träger/Gruppen“). Links sehen Sie hier grüne Häkchen bei aktiven und rote Kreuze bei inaktiven Gruppen:

1.2.1.3 Eine Leitungsgruppe erstellen

Wenn Sie bei der Auswertung der MitarbeiterInnen-Befragung eine gesonderte Berücksichtigung der Leitungsgruppe wünschen, müssen Sie bei der Leitungsgruppe ein Häkchen bei „Leitungsgruppe“ setzen. Gehen Sie hierzu erneut auf „Gruppe bearbeiten“, setzen das Häkchen und klicken auf „Speichern“. (Sie können das Häkchen auch schon beim Erstellen der Gruppe setzen).

In der Übersicht der Gruppen (unter dem Menü „Träger“/“Gruppen“) erkennen Sie an dem grünen Häkchen, dass eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet wird:

1.2.2 MitabeiterInnen erfassen

Nachdem Sie die Einrichtungsdaten vervollständigt und die Gruppen erstellt haben, können Sie nun auch das Personal erfassen. Hierzu gibt es sowohl die Möglichkeit, über die Seite „Gruppen“ (Kapitel 1.2.2.1) als auch über die Seite „MitarbeiterIn“ (Kapitel 1.2.2.2) zu gehen.

1.2.2.1 MitarbeiterInnen über die Seite „Gruppen“ hinzufügen

Wählen Sie oben im Menü „Träger“ die Seite „Gruppen“ aus:

Sie gelangen nun auf die Seite, die alle von Ihnen erstellten Gruppen anzeigt. Wählen Sie nun die Gruppe Ihrer Einrichtung aus, für die Sie Personal erfassen möchten und klicken Sie rechts auf „ansehen“:

Sie gelangen nun auf die Übersichtsseite zu der Gruppe. Klicken Sie oben rechts auf „MitarbeiterInnen“. Die Zahl in Klammern hinter „MitarbeiterInnen“ zeigt an, wie viele MitarbeiterInnen der Gruppe zugeordnet sind.

Auf der nächsten Seite werden alle der Gruppe zugeordneten MitarbeiterInnen angezeigt. Klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“, um neue MitarbeiterInnen hinzuzufügen:

In dem obersten Fenster „Gruppe“ werden Ihnen Ihr Träger, Ihre Einrichtung und die Gruppe angezeigt, für die Sie gerade einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin erstellen. Wenn Sie – wie hier – über die Seite „Gruppen“ gegangen sind, ist die Gruppe voreingestellt, die Sie zuvor ausgewählt haben. Durch einen Klick auf den Pfeil rechts können Sie ein Menü öffnen und eine andere Gruppe auswählen. Sie können nun den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin erfassen. Unter dem Feld „Vorname“ sehen Sie ein Kästchen, hinter dem „Aktiv“ steht. Achten Sie darauf, dass in diesem Feld ein Häkchen gesetzt ist. Nur wenn der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin „Aktiv“ gesetzt ist, wird ein Zugang zu der Bewertung an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die richtige Gruppe ausgewählt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass der bzw. die MItarbeiterIn „Aktiv“ gesetzt ist.

Hinweis: Wenn Sie und Ihr Träger sich entschieden haben, die Bewertung anonym vorzunehmen, so bestehen diesbezüglich zwei Möglichkeiten (siehe ausführlich dazu Unterkapitel 4.4 im Leitfaden für den Träger), die auch kombiniert werden können. Variante 1: Ihr Träger kann die Bewertung anonym stellen. Dann werden in den Auswertungen der Befragungsstatistik keine Namen angezeigt. Variante 2: Es ist auch möglich, statt der Namen der MitarbeiterInnen ein Kürzel mit einer fortlaufenden Nummerierung wie z.B. „MA01“, „MA02“ usw. bei der Erfassung der MitarbeiterInnen (siehe Unterkapitel 1.2.2 in diesem Leitfaden) in das Feld „Nachname“ einzutragen. Wenn Sie die Anonymität so umsetzen wollen, tragen Sie statt der Namen der MitarbeiterInnen das von Ihnen festgelegte Kürzel ein. Zu beachten ist bei dieser Variante aber, dass bei der Vergabe des gleichen Kürzels an eine andere Person (z.B. weil die Person, die dem Kürzel bisher zugeordnet war, die Einrichtung verlassen hat), der ehemalige MA01 inaktiv gesetzt und ein neuer MA01 erstellt werden muss. Andernfalls wäre es möglich, dass der bzw. die ehemalige MitarbeiterIn Zugriff auf die Bewertungen ihrer Nachfolgerin bzw. ihres Nachfolgers haben könnte. Insofern darf ein Kürzel immer nur einer aktiven Person zugeordnet werden. Außerdem ist zu beachten, dass in den Auswertungen der Bewertung bei dieser Form der Anonymisierung die Kürzel MA01 usw. angezeigt werden. Alle Personen, die wissen, welcher bzw. welchem MitarbeiterIn welches Kürzel zugeordnet ist, können die Bewertungen also den einzelnen MitarbeiterInnen zuordnen.

Sie bekommen nun den von Ihnen soeben erstellten Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin angezeigt:

Um weitere MitarbeiterInnen hinzuzufügen, gehen Sie wieder über das Menü „Träger“ oben zu „Gruppen“ und wiederholen die oben beschriebenen Schritte.

1.2.2.2 MitarbeiterInnen über die Seite „Mitarbeiter“ hinzufügen

Wählen Sie oben im Menü „Träger“ die Seite „MitarbeiterIn“ aus:

Sie gelangen nun auf die Seite, auf der alle für Ihre Einrichtung erfassten MitarbeiterInnen angezeigt werden. Um neue MitarbeiterInnen zu erfassen, klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“:

Sie können nun die erforderlichen Informationen erfassen. In dem obersten Fenster „Gruppe“ werden Ihnen Ihr Träger, Ihre Einrichtung und die Gruppe angezeigt, für die Sie gerade einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin erstellen. Achten Sie darauf, dass hier die richtige Gruppe ausgewählt ist. Durch einen Klick auf den Pfeil rechts können Sie ein Menü öffnen und eine andere Gruppe auswählen. Sie können nun den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin erfassen. Unter dem Feld „Vorname“ sehen Sie ein Kästchen, hinter dem „Aktiv“ steht. Achten Sie darauf, dass in diesem Feld ein Häkchen gesetzt ist. Nur wenn der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin „Aktiv“ gesetzt

ist, wird ein Zugang zu der Bewertung an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die richtige Gruppe ausgewählt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass der bzw. die MItarbeiterIn „Aktiv“ gesetzt ist.

Hinweis: Wenn Sie und Ihr Träger sich entschieden haben, die Bewertung anonym vorzunehmen, so bestehen diesbezüglich zwei Möglichkeiten (siehe ausführlich dazu Unterkapitel 4.4 im Leitfaden für den Träger), die auch kombiniert werden können. Variante 1: Ihr Träger kann die Bewertung anonym stellen. Dann werden in den Auswertungen der Befragungsstatistik keine Namen angezeigt. Variante 2: Es ist auch möglich, statt der Namen der MitarbeiterInnen ein Kürzel mit einer fortlaufenden Nummerierung wie z.B. „MA01“, „MA02“ usw. bei der Erfassung der MitarbeiterInnen (siehe Unterkapitel 1.2.2 in diesem Leitfaden) in das Feld „Nachname“ einzutragen. Wenn Sie die Anonymität so umsetzen wollen, tragen Sie statt der Namen der MitarbeiterInnen das von Ihnen festgelegte Kürzel ein. Zu beachten ist bei dieser Variante aber, dass bei der Vergabe des gleichen Kürzels an eine andere Person (z.B. weil die Person, die dem Kürzel bisher zugeordnet war, die Einrichtung verlassen hat), der ehemalige MA01 inaktiv gesetzt und ein neuer MA01 erstellt werden muss. Andernfalls wäre es möglich, dass der bzw. die ehemalige MitarbeiterIn Zugriff auf die Bewertungen ihrer Nachfolgerin bzw. ihres Nachfolgers haben könnte. Insofern darf ein Kürzel immer nur einer aktiven Person zugeordnet werden. Außerdem ist zu beachten, dass in den Auswertungen der Bewertung bei dieser Form der Anonymisierung die Kürzel MA01 usw. angezeigt werden. Alle Personen, die wissen, welcher bzw. welchem MitarbeiterIn welches Kürzel zugeordnet ist, können die Bewertungen also den einzelnen MitarbeiterInnen zuordnen.

Sie bekommen nun den von Ihnen soeben erstellten Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin angezeigt:

Um weitere MitarbeiterInnen hinzuzufügen, gehen Sie über das Menü „Träger“ erneut auf „MitarbeiterIn“ und wiederholen die oben beschriebenen Schritte.

1.3 Einrichtungs- und Personaldaten aktualisieren

Vor jeder Bewertung müssen die hinterlegten Personaldaten aktualisiert werden, damit der Zugang zur Bewertung an alle aktuellen MitarbeiterInnen und nicht mehr an ausgeschiedene MitarbeiterInnen verschickt wird. Das Aktualisieren funktioniert grundsätzlich so, wie das Erfassen der Daten.

Wichtig: Bei der Aktualisierung der der Personaldaten setzen Sie ausgeschiedene MitarbeiterInnen und Gruppen inaktiv. Löschen Sie diese nicht. Wenn Sie die ausgeschiedenen MitarbeiterInnen löschen, werden auch die von diesen in den letzten Jahren vorgenommenen Bewertungen gelöscht. Auch wenn Ihre Einrichtung an einer Bewertung nicht teilnehmen soll, setzt Ihr Träger diese „inaktiv“ und löscht sie nicht.

Wichtig: Um einen Überblick über das aktuell erfasste Personal zu erhalten, können Sie unter „Befragungsstatistik“ „Excelexport der aktiven MitarbeiterInnen“ wählen und eine Excel-Tabelle mit dem für Ihre Einrichtung erfassten Personal herunterladen (siehe hierzu Kapitel 4.1).

1.3.1 Einrichtungsdaten aktualisieren

Um die Einrichtungsdaten zu aktualisieren, gehen Sie erneut über das Menü „Träger“ auf „Einrichtungen“. Wählen Sie rechts neben Ihrer Einrichtung das Feld „bearbeiten“ aus:

Nun können Sie Änderungen vornehmen. Achten Sie – unabhängig von den Bewertungszeiträumen – darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wenn Ihre Einrichtung nicht an einer Bewertung teilnehmen soll, setzt Ihr Träger diese inaktiv. Sie selbst können das nicht. Einrichtungen werden in der Regel nicht gelöscht, da dadurch auch die bisher vorgenommenen Bewertungen entfernt würden. Wenn eine Einrichtung inaktiv gesetzt ist, werden den ihr zugeordneten MitarbeiterInnen keine Zugänge für die nächste Bewertung zugeschickt. Auch die hinterlegte Leitung können Sie nicht ändern. Auch diese Änderung kann nur Ihr Träger vornehmen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so geben Sie diese ein. Wenn es Änderungen bei der Person der Leitung gibt, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Träger auf, damit dieser diese erfassen kann.

Wichtig: Ihr Träger setzt Ihre Einrichtung, wenn diese nicht an einer Bewertung teilnehmen soll, inaktiv. Sie können die Einrichtung weder löschen noch inaktiv setzen..

1.3.2 Gruppen aktualisieren

Um die Gruppen Ihrer Einrichtung für die nächste Bewertung zu aktualisieren, gehen Sie über das Menü „Träger“ auf „Gruppen“. Wählen Sie bei der Gruppe, für die Sie Änderungen vornehmen möchten, rechts das Feld „bearbeiten“ aus:

Alternativ können Sie auch auf der Seite „Einrichtungen“ bei Ihrer Einrichtung rechts „ansehen“ auswählen, dann oben rechts auf „Gruppen“ klicken und dann bei der Gruppe, die Sie ändern möchten, auf „bearbeiten“ klicken:

Nun können Sie Änderungen vornehmen. Wenn eine Gruppe nicht an einer Bewertung teilnehmen soll oder aufgelöst wurde, löschen Sie diese nicht. Wenn Sie die Gruppe löschen, wird diese auch aus den bisher vorgenommenen Bewertungen gelöscht. Setzen Sie die Gruppe inaktiv, indem Sie unter „bearbeiten“ das blaue Häkchen neben „Aktiv“ entfernen. Wenn Sie mit Ihrer Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“:

Wichtig: Löschen Sie eine Gruppe, die nicht an einer Bewertungen teilnehmen soll oder die aufgelöst wurde, nicht. Setzen Sie diese inaktiv.

Wenn Sie eine neue Gruppe hinzufügen möchten, gehen Sie so vor, wie in Kapitel 1.2.1 beschrieben.

1.3.3 MitarbeiterInnen aktualisieren

Vor jeder Bewertung müssen die MitarbeiterInnen Ihrer Einrichtung aktualisiert werden. Ausgeschiedene MitarbeiterInnen setzen Sie inaktiv, neue fügen Sie über „+ erstellen“ hinzu und Gruppenwechsel erfassen Sie, indem Sie die betreffende MitarbeiterIn in der ursprünglichen Gruppe inaktiv setzen und in der neuen neu eingeben („+ erstellen“). Löschen Sie MitarbeiterInnen nicht. Wenn Sie MitarbeiterInnen stattdessen löschen oder die Gruppenzugehörigkeit ändern, werden die Ergebnisse der bereits vorgenommenen Bewertungen gelöscht bzw. falschen Gruppen zugeordnet.

Um die MitarbeiterInnen zu bearbeiten, können Sie oben über das Menü „Träger“ auf „MitarbeiterIn“ gehen. Sie sehen nun die Liste mit den von Ihnen hinterlegten MitarbeiterInnen. Wenn Sie eine oder einen MitarbeiterIn inaktiv setzen möchten, können sie durch einen Klick links den Status von aktiv (grün) zu inaktiv (rot) ändern:

Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adresse bearbeiten möchten, scrollen Sie nach rechts und klicken bei der betreffenden Person auf „bearbeiten“. Auch unter „bearbeiten“ können Sie eine Person inaktiv setzen, indem Sie auf der dann angezeigten Seite das blaue Häkchen neben „Aktiv“ entfernen. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern.

Alternativ können Sie auch im Menü „Träger“ auf die Seite „Gruppen“ gehen und bei der Gruppe, bei der Sie Änderungen vornehmen möchten, „ansehen“ wählen:

Klicken Sie jetzt oben rechts auf „MitarbeiterInnen“. Nun können Sie neue MitarbeiterInnen erstellen oder vorhandene bearbeiten:

Wichtig: Setzen Sie MitarbeiterInnen stets inaktiv und löschen diese nicht. Das gilt sowohl dann, wenn der betreffende Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist, als auch wenn dieser die Gruppe gewechselt hat. Bei einem Gruppenwechsel setzen Sie die betreffende Person in der alten Gruppe inaktiv und erstellen Sie in der neuen Gruppe neu

Wichtig: Auch, wenn Sie die MitarbeiterInnen statt mit Namen mit anonymisierten Kürzeln (z.B.„MA01“) eingetragen haben, erfassen Sie Gruppenwechsel, indem Sie die betreffenden MitarbeiterInnen in der alten Gruppe inaktiv setzen und in der neuen neu hinzufügen. Auch ausgeschiedene MitarbeiterInnen setzen Sie inaktiv und fügen neue mit neuem Kürzel hinzu. Andernfalls werden die Ergebnisse der bisherigen Auswertungen verfälscht.

Wichtig: Immer, wenn Sie MitarbeiterInnen über „+ erstellen“ hinzugefügt haben (weil diese neueingestellt wurden, zurückgekehrt sind oder die Gruppe gewechselt haben), schicken Sie diesen neue Zugangsdaten zu (mehr dazu in Kapitel 1.4).

1.4 Zugangsdaten (erneut) zusenden

Die MitarbeiterInnen erhalten – wie auch Sie als Einrichtungsleitung – eigene Zugangsdaten zur Webanwendung des pim®-Qualitätskonzept. Hierüber können sie das Handbuch herunterladen und auch das Stärken-Schwächen-Profil einsehen. Die hierzu erforderlichen Zugangsdaten können Sie – wenn diese erstmals zugeteilt werden sollen oder verloren gegangen sind – automatisch per Mail zusenden lassen.

Wichtig: Schicken Sie sich als der Person, die für die Einrichtung als Leitung hinterlegt ist, keine Zugangsdaten zu. Sie benötigen keinen Zugang als MitarbeiterIn, da Sie ja bereits einen Zugang als Einrichtungsleitung haben.

Um einer bzw. einem MitarbeiterIn die Zugangsdaten zuzusenden, gehen Sie oben über das Menü „Träger“ auf „MitarbeiterIn“. Um die Zugangsdaten automatisch per Mail zusenden zu lassen, wählen Sie rechts das Schlüssel-Symbol („Zugangsdaten versenden“). Die Zugangsdaten werden nun automatisch an die für die bzw. den MitarbeiterIn hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt (siehe Kapitel 1.2.2). Deswegen ist es wichtig, dass hier stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Beachten