Leitfaden für Träger

0. Einleitung und Überblick

Der folgende Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept. In den ersten beiden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie zu Beginn die Trägerdaten (Kapitel 1), das QualitätsHandbuch (Kapitel 2) und die Einrichtungsdaten (Kapitel 3) in der Online-Anwendung erfassen. Zugleich erfahren Sie hier auch, wie Sie im Laufe der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept die entsprechenden Daten aktualisieren. Kapitel 4 bis 7 erläutern die kontinuierliche Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept: Sie erfahren hier, wie Sie Bewertungen anlegen (Kapitel 4), nach der Bewertung die Befragungsstatistiken und Reviews der Leitungen einsehen sowie eigene übergreifende Reviews erstellen (Kapitel 5, 6 und 7). Zu Beginn erhalten Sie hier einen Überblick, welche Schritte zu Beginn der Arbeit mit der OnlineAnwendung des pim®-Qualitätskonzepts zu durchlaufen sind (Kapitel 0.1) und anschließend, wie Sie kontinuierlich mit dem der Online-Anwendung des pim®-Qualitätskonzepts arbeiten (Kapitel 0.2).

Der Link zur Webanwendung ist https://portal.pragma-pim.de.

Wenn Sie bei der Arbeit mit der Webanwendung Fragen oder Probleme haben, können Sie sich bei der Service-Adresse support@pragma-pim.de melden

Hinweis: Im folgenden Leitfaden sind alle Arbeitsschritte erklärt, die Sie mit der Webanwendung des pim®-Qualitätskonzepts vornehmen können. Sie haben aber die Möglichkeit einzelne oder mehrere dieser Arbeitsschritte durch die pragma GmbH vornehmen zu lassen, indem Sie diese als Service (siehe Leistungsvereinbarung) buchen.

0.1 Einstieg in die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Wenn Sie neu mit der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept beginnen, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link und Ihren Zugangsdaten. Nachdem Sie sich angemeldet haben, müssen Sie folgende Schritte durchgehen:

1. Trägerdaten vervollständigen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adresse stets aktuell zu halten!

Wichtig: Teilen Sie personelle Veränderungen der pragma GmbH mit!

2. Handbuch eingeben (Kapitel 2)

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Kernprozesse und Indikatoren in der richtigen Reihenfolge

stehen!

Wichtig: Setzen Sie Kernprozesse und Indikatoren, die nicht mehr an Bewertungen teilnehmen

sollen, inaktiv

3. Personaldaten erfassen (Kapitel 3.1)

Wichtig: Wenn die Einrichtungen nach Ihrer internen Absprache ihr Personal selbst erfassen

und aktualisieren, müssen Sie zumindest die Einrichtung und eine Gruppe erstellen, die Leitung

als MitarbeiterIn erfassen und hinterlegen (Kapitel 3.1.1 bis 3.1.4) und die Zugangsdaten der

Einrichtung verschicken (Kapitel 3.3.1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der Einrichtungen stets

aktuell zu halten

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen den richtigen Einrichtungen und die MitarbeiterInnen den richtigen Gruppen zugeordnet sind Wichtig: Legen Sie auch eine Gruppe an, wenn Sie ohne Gruppenzugehörigkeit bewerten 4. Zugangsdaten an Einrichtungen und MitarbeiterInnen verschicken (Kapitel 3.3)

0.2 Kontinuierliche Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Bei der kontinuierlichen Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept sollten Sie stets darauf achten, dass die für den Träger und die Einrichtungen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell sind. Und: Vor einer Bewertung müssen Sie die Personaldaten aktualisieren und die Bewertung anlegen:

0. Halten Sie die für den Träger und die Einrichtungen hinterlegten E-Mail-Adressen stets aktuell

1. Aktualisieren Sie die Personaldaten (Kapitel 3.2)

Wichtig: Löschen Sie MitarbeiterInnen und Einrichtungen nicht, sondern setzen diese stets

inaktiv

Wichtig: Wenn Sie neue MitarbeiterInnen erstellt haben, schicken Sie diesen Zugangsdaten zu

(Kapitel 3.3)

2. Bewertung anlegen (Kapitel 4)

1. Trägerdaten erfassen und aktualisieren

In diesem Kapitel werden Sie durch die ersten Schritte der Arbeit mit der Web-Anwendung des pim®- Qualitätskonzepts geleitet und erfahren, wie Sie die Trägerdaten erfassen und im Laufe der Zeit aktuell halten.

1.1 Trägerdaten erfassen

Zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zur Online-Anwendung, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort. Wenn Sie auf den Link klicken und sich mit den zugesandten Daten anmelden, gelangen Sie zur Startseite:

starseite

Um zunächst Ihre Trägerdaten zu vervollständigen, klicken Sie oben auf den Reiter „Träger“. Es öffnet sich ein Menü: Hier sehen Sie alle Ebenen, die Sie für die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept benötigen. Wählen Sie hier nun erneut „Träger“ aus, um die vorhandenen Daten einsehen und ergänzen zu können:

Träger

Sie gelangen nun zu einer Übersicht mit den Informationen, die für Sie als Träger hinterlegt sind. Wenn Sie diese bearbeiten oder ergänzen möchten, scrollen Sie die Seite herunter und wählen Sie unten links „bearbeiten“:

Träger ansehen

Jetzt können Sie die angezeigten Informationen ändern und ergänzen. Logo und Farbe können Sie jetzt hier hinterlegen oder alternativ bei Eingabe des Handbuchs (hierzu mehr in Kapitel 2). Oben sehen sie neben dem Reiter „Allgemein“ die Reiter „Träger-Administratoren“. Hier sind die bzw. der AnsprechpartnerIn mit der entsprechenden E-Mail-Adresse hinterlegt. Die E-Mail-Adresse entspricht der, die in Ihrem Profil (hierzu mehr in Kapitel 1.3) hinterlegt ist. Wenn sich die Person des Ansprechpartners ändert oder eine zusätzliche Person erfasst werden soll, so können Sie diese Änderung nicht selbst vornehmen. Wenn es hier zu personellen Veränderungen kommt, müssen Sie diese der pragma GmbH mitteilen (dazu mehr in Kapitel 1.2). Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, wählen Sie unten auf der Seite „speichern“:

Träger bearbeiten

1.2 Trägerdaten aktualisieren

Wenn sich relevante Daten bei Ihrem Träger ändern, können Sie die neuen Informationen genauso einpflegen, wie bei der erstmaligen Bearbeitung, die in Kapitel 1.1 beschrieben ist. Wichtig ist hierbei insbesondere stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt zu haben.

Sollte sich die bzw. der AnsprechpartnerIn (also die Person, die als Träger-Administrator hinterlegt ist) ändern oder eine weitere Person hinzukommen, so müssen Sie dies der pragma GmbH mitteilen an support@pragma-pim.de. Zusätzliche Träger-Administratoren können Sie nicht selbst hinzufügen und alte nicht entfernen. Hat sich lediglich die E-Mail-Adresse des zuständigen Administrators geändert, so können Sie diese unter „Profil“ ändern (siehe hierzu Kapitel 1.3).

Wichtig: Halten Sie die für den Träger-Administrator hinterlegte E-Mail-Adresse unbedingt aktuell. Das Ausscheiden und das Hinzukommen eines Träger-Administrators können Sie nicht selbst erfassen. Melden Sie sich in diesem Fall bei er pragma GmbH (Mail an support@pragma-pim.de).

1.3 Ihr Profil bearbeiten und aktuell halten

Wenn Sie auf die oben rechts auf der Seite zu sehende Person klicken öffnet sich ein Menü. Hier können Sie Ihr Profil einsehen und sich abmelden. Wenn Sie auf „Profil“ klicken, gelangen Sie zu den für Ihr Profil hinterlegten Informationen:

Profil

Sie können nun Anrede, Name, Passwort und die hinterlegte E-Mail-Adresse bearbeiten. Nicht ändern können Sie den Benutzernamen. Besonders wichtig ist, dass Sie die hier hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell halten, denn Ihr Profil ist als Träger-Administrator hinterlegt und mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Profil

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Daten – insbesondere die E-Mail-Adresse – aktuell sind. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so erfassen Sie diese.

Wichtig: Personelle Veränderungen in Bezug auf den Träger-Administrator können Sie nicht selbst erfassen. Teilen Sie diese der pragma GmbH mit (siehe Kapitel 1.2).

2. Handbuch eingeben und pflegen

Nachdem Sie die Träger-Informationen erfasst haben, können Sie damit beginnen, Ihr QualitätsHandbuch in der Web-Anwendung zu hinterlegen, sodass Sie und Ihre MitarbeiterInnen das QMHandbuch anschließend als PDF herunterladen können. Mit der Eingabe der Kernprozesse und Indikatoren bereiten Sie außerdem die Bewertungen vor.

2.1 Eingabe in die Datenbank (inkl. Anlagen für alle Kitas)

Um mit der Erfassung des Handbuchs zu beginnen, klicken Sie wieder oben auf das Menü „Träger“ und wählen Sie dann „Handbuch“ aus.

Handbuch

Sie gelangen jetzt auf eine Seite, die Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung Ihres Handbuchs führt.

2.1.1 Design festlegen, Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik erfassen

Logo

Im ersten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen und die Leitfarbe Ihres Handbuchs auszuwählen. Zudem können Sie Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik einfügen und formatieren, indem Sie die Ihnen aus Schriftverarbeitungsprogrammen bekannten Möglichkeiten verwenden, die über den Textfeldern abgebildet sind:

Eingaben zu speichern

Wenn Sie mit Ihren Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie unten auf „weiter“, um Ihre Eingaben zu speichern und mit der Erfassung des Handbuchs fortzufahren.

2.1.2 Erfassen der Kernprozesse

Kernprozess

Um einen Kernprozess hinzuzufügen, klicken Sie unten rechts auf „+ Kernprozess erstellen“. Hierdurch wird ein Kernprozess angelegt, der zunächst „Neuer Kernprozess #1“ heißt und die Nummerierung „KP1“ erhält. Um den Namen und die Nummerierung des Kernprozesses zu ändern, klicken Sie rechts auf das Symbol „Kernprozess bearbeiten“:

Kernprozess bearbeiten

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie den Kernprozess bearbeiten können. Sie können hier den Namen und die Nummerierung des Kernprozesses ändern. Achten Sie darauf, dass der Kernprozess „Aktiv“ gesetzt ist, da er nur so an Bewertungen teilnimmt. Das erkennen Sie an dem blauen Häkchen unten links neben „Aktiv“. Wenn Sie einen Kernprozess erfassen, achten Sie außerdem darauf, dass kein Häkchen bei „Führungs- und Zusatzprozess“ gesetzt ist. Wie Sie Führungs- und Zusatzprozesse erfassen, erfahren Sie in Kapitel 2.1.5. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten auf „Speichern“:

Kernprozess speichern

Es ist wichtig, dass der von Ihnen erstellte Kernprozess „Aktiv“ gesetzt ist. Nur, wenn der Kernprozess aktiv gesetzt ist, nimmt er an den kommenden Bewertungen teil. Ob der Kernprozess aktiv gesetzt ist erkennen Sie zusätzlich daran, ob in der Übersicht rechts ein rotes Kreuz (= inaktiv) oder ein grüner Haken (= aktiv) angezeigt wird. Um den Kernprozess aktiv zu setzen, klicken Sie erneut auf „Kernprozess bearbeiten“ und setzten Sie das Häkchen neben „Aktiv“.

inaktiv/aktiv

Genauso, wie Sie den ersten Kernprozess erstellt haben, fahren Sie nun fort, bis Sie alle Kernprozesse hinzugefügt haben.

erstellen

Wenn Sie alle Kernprozesse hinzugefügt haben, klicken Sie unten links auf „Weiter“, um Ihre Eingaben zu speichern und mit der Erfassung des Handbuchs fortzufahren.

Speichern und fortzufahren