0. Einleitung und Überblick

Der folgende Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept. In den ersten beiden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie zu Beginn die Trägerdaten (Kapitel 1), das QualitätsHandbuch (Kapitel 2) und die Einrichtungsdaten (Kapitel 3) in der Online-Anwendung erfassen. Zugleich erfahren Sie hier auch, wie Sie im Laufe der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept die entsprechenden Daten aktualisieren. Kapitel 4 bis 7 erläutern die kontinuierliche Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept: Sie erfahren hier, wie Sie Bewertungen anlegen (Kapitel 4), nach der Bewertung die Befragungsstatistiken und Reviews der Leitungen einsehen sowie eigene übergreifende Reviews erstellen (Kapitel 5,6 und 7). Zu Beginn erhalten Sie hier einen Überblick, welche Schritte zu Beginn der Arbeit mit der OnlineAnwendung des pim®-Qualitätskonzepts zu durchlaufen sind (Kapitel 0.1) und anschließend, wie Sie kontinuierlich mit dem der Online-Anwendung des pim®-Qualitätskonzepts arbeiten (Kapitel 0.2).

Der Link zur Webanwendung ist https://portal.pragma-pim.de.

Wenn Sie bei der Arbeit mit der Webanwendung Fragen oder Probleme haben, können Sie sich bei der Service-Adresse support@pragma-pim.de melden

Hinweis: Im folgenden Leitfaden sind alle Arbeitsschritte erklärt, die Sie mit der Webanwendung des pim®-Qualitätskonzepts vornehmen können. Sie haben aber die Möglichkeit einzelne oder mehrere dieser Arbeitsschritte durch die pragma GmbH vornehmen zu lassen, indem Sie diese als Service (siehe Leistungsvereinbarung) buchen.

0.1 Einstieg in die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Wenn Sie neu mit der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept beginnen, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link und Ihren Zugangsdaten. Nachdem Sie sich angemeldet haben, müssen Sie folgende Schritte durchgehen:

1. Trägerdaten vervollständigen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adresse stets aktuell zu halten!

Wichtig: Teilen Sie personelle Veränderungen der pragma GmbH mit!

2. Handbuch eingeben (Kapitel 2)

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Kernprozesse und Indikatoren in der richtigen Reihenfolge

stehen!

Wichtig: Setzen Sie Kernprozesse und Indikatoren, die nicht mehr an Bewertungen teilnehmen

sollen, inaktiv

3. Personaldaten erfassen (Kapitel 3.1)

Wichtig: Wenn die Einrichtungen nach Ihrer internen Absprache ihr Personal selbst erfassen

und aktualisieren, müssen Sie zumindest die Einrichtung und eine Gruppe erstellen, die Leitung

als MitarbeiterIn erfassen und hinterlegen (Kapitel 3.1.1 bis 3.1.4) und die Zugangsdaten der

Einrichtung verschicken (Kapitel 3.3.1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der Einrichtungen stets

aktuell zu halten

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen den richtigen Einrichtungen und die MitarbeiterInnen den richtigen Gruppen zugeordnet sind Wichtig: Legen Sie auch eine Gruppe an, wenn Sie ohne Gruppenzugehörigkeit bewerten 4. Zugangsdaten an Einrichtungen und MitarbeiterInnen verschicken (Kapitel 3.3)

0.2 Kontinuierliche Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Bei der kontinuierlichen Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept sollten Sie stets darauf achten, dass die für den Träger und die Einrichtungen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell sind. Und: Vor einer Bewertung müssen Sie die Personaldaten aktualisieren und die Bewertung anlegen:

0. Halten Sie die für den Träger und die Einrichtungen hinterlegten E-Mail-Adressen stets aktuell

1. Aktualisieren Sie die Personaldaten (Kapitel 3.2)

Wichtig: Löschen Sie MitarbeiterInnen und Einrichtungen nicht, sondern setzen diese stets

inaktiv

Wichtig: Wenn Sie neue MitarbeiterInnen erstellt haben, schicken Sie diesen Zugangsdaten zu

(Kapitel 3.3)

2. Bewertung anlegen (Kapitel 4)

1. Trägerdaten erfassen und aktualisieren

In diesem Kapitel werden Sie durch die ersten Schritte der Arbeit mit der Web-Anwendung des pim®- Qualitätskonzepts geleitet und erfahren, wie Sie die Trägerdaten erfassen und im Laufe der Zeit aktuell halten.

1.1 Trägerdaten erfassen

Zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zur Online-Anwendung, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort. Wenn Sie auf den Link klicken und sich mit den zugesandten Daten anmelden, gelangen Sie zur Startseite:

Um zunächst Ihre Trägerdaten zu vervollständigen, klicken Sie oben auf den Reiter „Träger“. Es öffnet sich ein Menü: Hier sehen Sie alle Ebenen, die Sie für die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept benötigen. Wählen Sie hier nun erneut „Träger“ aus, um die vorhandenen Daten einsehen und ergänzen zu können:

Sie gelangen nun zu einer Übersicht mit den Informationen, die für Sie als Träger hinterlegt sind. Wenn Sie diese bearbeiten oder ergänzen möchten, scrollen Sie die Seite herunter und wählen Sie unten links „bearbeiten“:

Jetzt können Sie die angezeigten Informationen ändern und ergänzen. Logo und Farbe können Sie jetzt hier hinterlegen oder alternativ bei Eingabe des Handbuchs (hierzu mehr in Kapitel 2). Oben sehen sie neben dem Reiter „Allgemein“ die Reiter „Träger-Administratoren“. Hier sind die bzw. der AnsprechpartnerIn mit der entsprechenden E-Mail-Adresse hinterlegt. Die E-Mail-Adresse entspricht der, die in Ihrem Profil (hierzu mehr in Kapitel 1.3) hinterlegt ist. Wenn sich die Person des Ansprechpartners ändert oder eine zusätzliche Person erfasst werden soll, so können Sie diese Änderung nicht selbst vornehmen. Wenn es hier zu personellen Veränderungen kommt, müssen Sie diese der pragma GmbH mitteilen (dazu mehr in Kapitel 1.2). Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, wählen Sie unten auf der Seite „speichern“:

1.2 Trägerdaten aktualisieren

Wenn sich relevante Daten bei Ihrem Träger ändern, können Sie die neuen Informationen genauso einpflegen, wie bei der erstmaligen Bearbeitung, die in Kapitel 1.1 beschrieben ist. Wichtig ist hierbei insbesondere stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt zu haben.

Sollte sich die bzw. der AnsprechpartnerIn (also die Person, die als Träger-Administrator hinterlegt ist) ändern oder eine weitere Person hinzukommen, so müssen Sie dies der pragma GmbH mitteilen an support@pragma-pim.de. Zusätzliche Träger-Administratoren können Sie nicht selbst hinzufügen und alte nicht entfernen. Hat sich lediglich die E-Mail-Adresse des zuständigen Administrators geändert, so können Sie diese unter „Profil“ ändern (siehe hierzu Kapitel 1.3).

Wichtig: Halten Sie die für den Träger-Administrator hinterlegte E-Mail-Adresse unbedingt aktuell. Das Ausscheiden und das Hinzukommen eines Träger-Administrators können Sie nicht selbst erfassen. Melden Sie sich in diesem Fall bei er pragma GmbH (Mail an support@pragma-pim.de).

1.3 Ihr Profil bearbeiten und aktuell halten

Wenn Sie auf die oben rechts auf der Seite zu sehende Person klicken öffnet sich ein Menü. Hier können Sie Ihr Profil einsehen und sich abmelden. Wenn Sie auf „Profil“ klicken, gelangen Sie zu den für Ihr Profil hinterlegten Informationen:

Sie können nun Anrede, Name, Passwort und die hinterlegte E-Mail-Adresse bearbeiten. Nicht ändern können Sie den Benutzernamen. Besonders wichtig ist, dass Sie die hier hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell halten, denn Ihr Profil ist als Träger-Administrator hinterlegt und mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Daten – insbesondere die E-Mail-Adresse – aktuell sind. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so erfassen Sie diese.

Wichtig: Personelle Veränderungen in Bezug auf den Träger-Administrator können Sie nicht selbst erfassen. Teilen Sie diese der pragma GmbH mit (siehe Kapitel 1.2).

2. Handbuch eingeben und pflegen

Nachdem Sie die Träger-Informationen erfasst haben, können Sie damit beginnen, Ihr QualitätsHandbuch in der Web-Anwendung zu hinterlegen, sodass Sie und Ihre MitarbeiterInnen das QMHandbuch anschließend als PDF herunterladen können. Mit der Eingabe der Kernprozesse und Indikatoren bereiten Sie außerdem die Bewertungen vor.

2.1 Eingabe in die Datenbank (inkl. Anlagen für alle Kitas)

Um mit der Erfassung des Handbuchs zu beginnen, klicken Sie wieder oben auf das Menü „Träger“ und wählen Sie dann „Handbuch“ aus.

Sie gelangen jetzt auf eine Seite, die Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung Ihres Handbuchs führt.

2.1.1 Design festlegen, Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik erfassen

Im ersten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen und die Leitfarbe Ihres Handbuchs auszuwählen. Zudem können Sie Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik einfügen und formatieren, indem Sie die Ihnen aus Schriftverarbeitungsprogrammen bekannten Möglichkeiten verwenden, die über den Textfeldern abgebildet sind:

Wenn Sie mit Ihren Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie unten auf „weiter“, um Ihre Eingaben zu speichern und mit der Erfassung des Handbuchs fortzufahren.

2.1.2 Erfassen der Kernprozesse

Um einen Kernprozess hinzuzufügen, klicken Sie unten rechts auf „+ Kernprozess erstellen“. Hierdurch wird ein Kernprozess angelegt, der zunächst „Neuer Kernprozess #1“ heißt und die Nummerierung „KP1“ erhält. Um den Namen und die Nummerierung des Kernprozesses zu ändern, klicken Sie rechts auf das Symbol „Kernprozess bearbeiten“:

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie den Kernprozess bearbeiten können. Sie können hier den Namen und die Nummerierung des Kernprozesses ändern. Achten Sie darauf, dass der Kernprozess „Aktiv“ gesetzt ist, da er nur so an Bewertungen teilnimmt. Das erkennen Sie an dem blauen Häkchen unten links neben „Aktiv“. Wenn Sie einen Kernprozess erfassen, achten Sie außerdem darauf, dass kein Häkchen bei „Führungs- und Zusatzprozess“ gesetzt ist. Wie Sie Führungs- und Zusatzprozesse erfassen, erfahren Sie in Kapitel 2.1.5. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten auf „Speichern“:

Es ist wichtig, dass der von Ihnen erstellte Kernprozess „Aktiv“ gesetzt ist. Nur, wenn der Kernprozess aktiv gesetzt ist, nimmt er an den kommenden Bewertungen teil. Ob der Kernprozess aktiv gesetzt ist erkennen Sie zusätzlich daran, ob in der Übersicht rechts ein rotes Kreuz (= inaktiv) oder ein grüner Haken (= aktiv) angezeigt wird. Um den Kernprozess aktiv zu setzen, klicken Sie erneut auf „Kernprozess bearbeiten“ und setzten Sie das Häkchen neben „Aktiv“.

Genauso, wie Sie den ersten Kernprozess erstellt haben, fahren Sie nun fort, bis Sie alle Kernprozesse hinzugefügt haben.

Wenn Sie alle Kernprozesse hinzugefügt haben, klicken Sie unten links auf „Weiter“, um Ihre Eingaben zu speichern und mit der Erfassung des Handbuchs fortzufahren.

Wichtig: Die Kernprozesse erscheinen auf der Seite in der Reihenfolge, in der Sie diese hinzufügen und werden auch in dieser Reihenfolge fortlaufend mit KP1, KP2 usw. nummeriert. Es ist wichtig, dass die hier angezeigte Reihenfolge korrekt ist, da die Kernprozesse im Handbuch und in den Bewertungsbögen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie auf dieser Seite stehen. Wenn Sie die Kernprozesse in einer anderen Reihenfolge eingegeben haben oder die Reihenfolge nachträglich ändern möchten, können Sie die Reihenfolge ändern, indem Sie auf das Kreuz links neben den einzelnen Kernprozessen klicken und den Kernprozess an die gewünschte Stelle ziehen. Die Nummerierung ändern Sie, indem Sie – genau wie bei dem Namen des Kernprozesses – rechts auf „Kernprozess bearbeiten“ klicken, die Änderung eintragen und auf „Speichern“ klicken. Hierauf wird erneut im Kapitel 2.3 Veränderungen vornehmen hingewiesen.

Wichtig: Immer, wenn Sie die Kernprozesse bearbeitet haben, müssen Sie diese Änderung speichern, indem Sie unten links auf der Seite auf „Weiter“ klicken:

Hinweis: Einen neu erstellten Kernprozess können Sie durch einen Klick auf das Papierkorb-Symbol links löschen. Damit Entfernen Sie auch alle Indikatoren, die Sie diesem Kernprozess hinzugefügt haben (hierzu mehr in Kapitel 2.1.3). Löschen Sie Kernprozesse daher nur, wenn Sie sich sicher sind. Nachdem der Kernprozess mit einer Bewertung verknüpft wurde, können Sie diesen nicht mehr löschen. Das erkennen Sie daran, dass der rote Papierkorb nur noch hell unterlegt zu sehen ist.

2.1.3 Indikatoren erfassen

Sie gelangen nun auf die Seite, auf der Sie die Indikatoren eingeben können. Oben auf der Seite werden die im vorherigen Schritt (Kapitel 2.1.2) erstellten Kernprozesse angezeigt. Zu Beginn ist Kernprozess 1 ausgewählt, sodass Sie sofort die zu Kernprozess 1 gehörigen Indikatoren eingeben können. Die Zahl rechts neben dem Kernprozess zeigt an, wie viele Indikatoren für diesen hinterlegt sind. Wenn noch keine Indikatoren erfasst sind, ist dort eine rote Null zusehen. Um einen Indikator zu erstellen, klicken Sie unten rechts auf „+ Indikator hinzufügen“:

Sie sehen nun den hinzugefügten Indikator. Um diesen zu bearbeiten, klicken Sie rechts auf „Qualitätskriterien eingeben“:

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeiten können. Geben Sie zunächst den Namen des Indikators und dessen Kürzel ein. Das Kürzel ist die fortlaufende Nummerierung innerhalb des Kernprozesses. Sie fügen gerade einen Indikator zu Kernprozess 1 hinzu; der erste Indikator erhält das Kürzel 1, der nächste das Kürzel 2 usw. Achten Sie darauf, dass der Indikator „Aktiv“ gesetzt ist, damit er an den Bewertungen teilnehmen kann.

Anschließend geben Sie die die Qualitätskriterien ein. Wie Sie Anhänge und Anmerkungen einfügen, wird im nächsten Unterkapitel erklärt.

Durch einen Klick auf die jeweilige Wertstufe öffnet sich diese, hier können Sie den entsprechenden Text einfügen und formatieren. Wert und Name sind voreingetragen, wenn Sie dies wünschen, können Sie diese aber ändern.

Geben Sie nun die weiteren Qualitätskriterien nacheinander ein und klicken Sie anschließend auf „Speichern“:

Die Indikatoren werden in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie diese einfügen. Achten Sie darauf, dass die Indikatoren in der richtigen Reihenfolge stehen, denn in dieser Reihenfolge tauchen sie auch im Handbuch und in der Bewertung auf.

Wichtig: Die Indikatoren erscheinen in der Reihenfolge, in der Sie diese hinzufügen und werden auch in dieser Reihenfolge fortlaufend nummeriert. Es ist wichtig, dass diese Reihenfolge korrekt ist, da die Indikatoren im Handbuch und in den Bewertungsbögen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie auf dieser Seite stehen. Wenn Sie die Indikatoren in einer anderen Reihenfolge eingegeben haben oder die Reihenfolge nachträglich ändern möchten, können Sie auch die Nummerierung ändern, indem Sie erneut auf „Qualitätskriterien eingeben“ klicken, das Kürzel ändern und auf „Speichern“ klicken. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie auf das Kreuz links klicken und den Indikator an die gewünschte Stelle ziehen. Hierauf wird erneut im Kapitel 2.3 hingewiesen. Wenn Sie alle Indikatoren hinzugefügt haben, klicken Sie unten links auf Speichern:

Wichtig: Immer, wenn Sie die Indikatoren bearbeitet haben, müssen Sie diese Änderung speichern, indem Sie unten links auf der Seite auf „Speichern“ klicken. Sie speichern also zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden

Klicken Sie nun oben auf den nächsten Kernprozess und fügen hier die Indikatoren hinzu. Fahren Sie damit fort, bis alle Indikatoren eingegeben sind.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Indikatoren „Aktiv“ gesetzt sind, da sie nur so an der Bewertung teilnehmen. Dass ein Indikator „inaktiv“ ist erkennen Sie daran, dass er hellrot hinterlegt ist:

Hinweis: Einen neu erstellten Indikator können Sie durch einen Klick auf das Papierkorb-Symbol links löschen. Nachdem der Indikator mit einer Bewertung verknüpft wurde, können Sie diesen nicht mehr löschen. Das erkennen Sie daran, dass der rote Papierkorb nur noch hell unterlegt zu sehen ist.

2.1.4 Anlagen und Anmerkungen zu den Indikatoren eingeben

Es besteht die Möglichkeit – wenn gewünscht – Anlagen und Anmerkungen zu einem Indikator hinzufügen. Diese können Sie später in den Qualitätskriterien verlinken (dazu sogleich). Klicken Sie hierfür auf der Seite „Handbuch“ unter „Indikatoren verwalten“ bei dem betreffenden Indikator auf „Qualitätskriterien eingeben“:

2.1.4.1 Anlagen eingeben

Um eine Anlage hinzuzufügen klicken Sie dann auf das Feld „Anlagen“ und dann auf „+ Anlage hinzufügen“:

Nun können Sie mit dem Feld „Durchsuchen“ eine Datei als Anlage zu dem Indikator hochladen. Anschließend können Sie die Anlage benennen und eine Bemerkung hinzufügen:

Schließlich können Sie mit unter „Einrichtungen“ einstellen, ob die Anlage für alle Einrichtungen im Handbuch erscheint oder nur für einzelne Einrichtungen erscheinen wird. Wenn Sie das Feld leer lassen, erscheint der Anhang für alle Einrichtungen. Wenn Sie über den Pfeil eine Einrichtung auswählen, erscheint die Anlage nur für diese Einrichtung. Sie können auch mehrere Einrichtungen auswählen.

Wenn Sie mehrere Anlagen für den Indikator hinzufügen möchten, können Sie über „+ Anlage hinzufügen“ weitere Anlagen einfügen:

Um die Anlagen im Text zu den Qualitätskriterien verlinken zu können, müssen Sie den Indikator zunächst speichern, nachdem Sie die Anlagen hinzugefügt haben. Scrollen Sie hierzu zum Ende der Seite und klicken Sie auf „Speichern“:

Bevor Sie die Anlagen verlinken können, müssen Sie nun erneut die Indikatoren speichern. Hierfür klicken Sie unten auf der Seite, auf der Ihnen nun wieder die Indikatoren angezeigt werden, auf „Speichern“:

Um jetzt die Anlagen zu verlinken, klicken Sie wieder bei dem betreffenden Indikator auf „Qualitätskriterien eingeben“:

Gehen Sie jetzt in den Text des Qualitätskriteriums, indem Sie auf die entsprechende Wertstufe klicken. In dem Text des Qualitätskriteriums können Sie über „@“ die Anlagen an der richtigen Stelle verlinken. Hierzu geben Sie an der entsprechenden Stelle im Textfeld ein „@“ ein. Nun öffnet sich ein DropdownMenü mit allen Anlagen, die Sie zuvor erstellt und gespeichert haben. Wählen Sie die Anlage, die Sie verlinken möchten aus. Dass das funktioniert hat, erkennen Sie daran, dass hinter dem „@“ der Name, den Sie Ihrer Anlage gegeben haben, in Klammern erscheint und der Text dort blau hinterlegt wird. Wenn Sie mehrere Anlagen verlinken möchten, geben Sie an allen Textstellen, an denen Sie die Verlinkung einfügen möchten ein „@“ ein und wählen die entsprechende Anlage aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang in allen Qualitätskriterien, in denen die Anlage verlinkt werden soll. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie erneut unten auf „Speichern“:

Vergessen Sie nicht, nach dem Speichern des Indikators auch erneut unten auf der Seite zu speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden:

Wichtig: Vergessen Sie nicht, erneut abzuspeichern! Sie speichern zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden.

2.1.4.2 Anmerkungen eingeben

Sie können auch Anmerkungen zu dem Indikator erstellen. Auch die Anmerkungen können Sie später in den Qualitätskriterien verlinken (dazu weiter unten). Gehen Sie hierzu bei dem betreffenden Indikator auf „Qualitätskriterien eingeben“, klicken Sie dann auf „Anmerkungen“ und wählen dann „+ Anmerkung hinzufügen“. Sie können jetzt Ihre Anmerkung in das angezeigte Textfeld eingeben. Über „Anmerkung hinzufügen“ können Sie eine weitere Anmerkung verfassen.

Sie müssen jetzt wieder den Indikator und anschließend auch auf der Übersichtsseite der Indikatoren speichern. Danach gehen Sie erneut auf „Qualitätskriterien eingeben“. Gehen Sie jetzt in den Text des Qualitätskriteriums, indem Sie die entsprechende Wertstufe anklicken. In dem Text können Sie über „#“ die Anmerkung verlinken. Geben Sie hierzu an der gewünschten Textstelle ein „#“ ein, es öffnet sich dann ein Dropdown-Menü und Sie können die Anmerkung auswählen, die Sie verlinken möchten.

Dass das funktioniert hat,sehen Sie daran, dass hinter den „#“ in Klammern der Beginn der Anmerkung erscheint und der Text blau hinterlegt wird. So können Sie nun alle Ihre Anmerkungen an den richtigen Stellen einfügen. Wiederholen Sie den Vorgang in jedem Qualitätskriterium, in dem die Anmerkung verlinkt sein soll.

Wenn Sie mit dem Verlinken der Anmerkungen fertig sind, klicken Sie wieder auf „Speichern“. Speichern Sie anschließend auch auf der Übersichtsseite. Wichtig: Vergessen Sie nicht, auch auf der Übersichtsseite erneut abzuspeichern! Sie speichern zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden.

2.1.5 Führungs- und Zusatzprozesse erfassen

Falls Sie Führungs- und Zusatzprozesse entwickelt haben, können Sie diese und die zugehörigen Indikatoren zukünftig genauso wie die Kernprozesse erfassen. Gehen Sie hierzu erneut über das Menü „Träger“ oben auf der Seite auf „Handbuch“ und wählen den Reiter „Kernprozesse anlegen. Um einen Führungs- und Zusatzprozess zu erstellen, gehen Sie nun vor wie in Kapitel 2.1.2 beschrieben: Sie klicken auf „+ erstellen“ und dann bei dem so erstellten Prozess rechts auf „bearbeiten“. Jetzt können Sie den Namen des Führungs- und Zusatzprozesses und sein Kürzel (z.B. „FuZP 1) eintragen. Achten Sie darauf, dass der Prozess „Aktiv“ gesetzt ist und setzen Sie dann unten rechts einen Haken bei „Führungs- und Zusatzprozess“. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“:

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Führungs- und Zusatzprozesse angelegt haben. Diese erscheinen nun in einem eigenständigen Kapitel in Ihrem Qualitätshandbuch. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“, um die soeben von Ihnen erstellten Führungs- und Zusatzprozesse zu speichern.

Wichtig: Immer, wenn Sie die Kern- oder Führungs- und Zusatzprozesse bearbeitet haben, müssen Sie diese Änderung speichern, indem Sie unten links auf der Seite auf „Weiter“ klicken:

Anschließend geben Sie die Indikatoren zu den Führungs- und Zusatzprozessen ein. Hierzu gehen Sie auf der Seite „Handbuch“ auf den dritten Reiter „Indikatoren verwalten“. Die Indikatoren zu den Führungs- und Zusatzprozessen können Sie genauso eingeben, wie die Indikatoren zu den Kernprozessen (siehe Kapitel 2.1.3). Sie können auch zu diesen Indikatoren Anlagen und Anmerkungen hinzufügen (siehe Kapitel 2.1.4). Vergessen Sie nicht, auch auf dieser Seite unten „Speichern“ zu klicken, nachdem Sie alle Indikatoren eingegeben haben.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, erneut abzuspeichern! Sie speichern zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden.

2.2 Herunterladen als PDF

Sie können das von Ihnen hinterlegte Handbuch als PDF-Dokument herunterladen (Kapitel 2.2.1) und auch die von Ihnen erstellten Anlagen als Übersicht einsehen (Kapitel 2.2.2) und gesammelt herunterladen (Kapitel 2.2.3).

2.2.1 Handbuch als PDF herunterlade

Um das Handbuch als PDF-Dokument herunterzuladen, wählen Sie oben auf der Seite „Dashboard“:

Klicken Sie dann auf „Handbuch herunterladen“:

Das Handbuch wird nun als PDF heruntergeladen und Sie können das Dokument in ihren Downloads öffnen.

2.2.2 Anlagen-Übersicht als PDF herunterladen

Um die Übersicht über die Anlagen zu Ihren Indikatoren herunterzuladen, gehen Sie erneut auf „Dashboard“ und klicken unten links auf „Liste aller Anlagen als PDF herunterladen“:

Die Liste wird jetzt als PDF heruntergeladen und Sie können diese in Ihren Downloads öffnen. Sie können hier einsehen, zu welchen Indikatoren Sie Anlagen hinzugefügt haben. Außerdem werden Ihnen die Namen der und die Bemerkungen zu den Anlagen angezeigt und für welche Einrichtungen die Anlagen einsehbar sind:

2.2.3 Archiv aller Anlagen herunterladen

Um alle den Indikatoren als Anlagen hinzugefügten Dateien in einer ZIP-Datei herunterzuladen, gehen Sie erneut auf „Dashboard“ und klicken unten rechts auf „Archiv aller Anlagen herunterladen“:

Es wird nun eine ZIP-Datei mit allen Dateien heruntergeladen. Diese können Sie anschließend in Ihren Downloads öffnen.

2.3 Veränderungen vornehmen

Um Änderungen oder Ergänzungen im Handbuch vorzunehmen, wählen Sie erneut oben unter „Träger“ die Seite „Handbuch“ aus:

Sie sehen nun die Bearbeitungsschritte, die obenstehend durchgegangen wurden und können denjenigen auswählen, auf dem Sie Änderungen vornehmen möchten:

2.3.1 „Handbuch Allgemeine Informationen“ ändern

Um Änderungen bei Trägerlogo, Leitfarbe des Handbuchs sowie Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik vorzunehmen, wählen sie oben „Handbuch Allgemeine Informationen“:

Sie gelangen nun erneut zum ersten Schritt der Handbuch-Bearbeitung, die die von Ihnen eingetragenen Informationen enthält. Diese können Sie nun bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie wieder unten links auf „Weiter“, um Ihre Bearbeitungen zu speichern:

2.3.2 Kernprozesse ändern

Um Änderungen bei den Kernprozessen vorzunehmen, wählen sie oben „Kernprozesse anlegen“:

Sie bekommen nun die Kernprozesse angezeigt, die Sie erfasst haben. Namen und Nummerierung der Kernprozesse können Sie wie oben beschrieben ändern, indem Sie rechts auf „Kernprozess bearbeiten“ klicken, Ihre Änderungen eintragen und speichern (siehe 2.1.2). Wenn Sie einen weiteren Kernprozess hinzufügen möchten, klicken sich oben rechts auf „+ Kernprozess erstellen“ und gehen erneut so vor, wie oben bereits beschrieben. Wenn Sie die Reihenfolge der Kernprozesse ändern möchten, klicken Sie links auf das Kreuz und schieben den betreffenden Kernprozess an die richtige Stelle. Es ist wichtig, dass die Kernprozesse auf dieser Seite in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind, denn in dieser Reihenfolge erscheinen sie auch im Handbuch und in den Bewertungen. Achten Sie also insbesondere dann, wenn sie einen neuen Kernprozess hinzufügen darauf, dass die Reihenfolge korrekt ist. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten links auf „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Wenn ein Kernprozess nicht mehr an der Bewertung teilnehmen soll, müssen Sie diesen inaktiv setzen. Löschen können Sie einen Kernprozess nur, solange dieser nicht an einer Bewertung teilgenommen hat. Danach können Sie Kernprozesse nicht mehr löschen, da dadurch auch alle mit dem Kernprozess verknüpften Bewertungen entfernt würden. Dass Sie den Kernprozess nicht mehr löschen können, erkennen Sie daran, dass der rote Papierkorb hell hinterlegt ist. Aber auch vor Durchführung der ersten Bewertung sollten Sie einen Kernprozess nur löschen, wenn Sie sich wirklich sicher sind, dass dies die richtige Option ist. Setzen Sie den Kernprozess im Zweifel lieber inaktiv. Wenn Sie den Kernprozess löschen, löschen Sie damit auch alle mit dem Kernprozess verknüpften Indikatoren. Wenn der Kernprozess lediglich umbenannt werden soll, dann ändern Sie wie oben beschrieben den Namen des Kernprozesses und setzen ihn nicht inaktiv. Wenn Sie einen Kernprozess inaktiv setzen möchten, klicken Sie rechts auf „Kernprozess bearbeiten“, entfernen das blaue Häkchen neben „Aktiv“ und klicken unten auf „Speichern“. Wenn der Kernprozess inaktiv gesetzt ist, nehmen alle Indikatoren dieses Kernprozesses nicht an Bewertungen teil. Wenn Sie nur einzelne Indikatoren herausnehmen möchten, müssen Sie die betreffenden Indikatoren und nicht den gesamten Kernprozess inaktiv setzen (siehe hierzu Kapitel 2.3.3). Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten links auf „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Wichtig: Die Kernprozesse erscheinen in der Reihenfolge, in der Sie diese hinzufügen und werden auch in dieser Reihenfolge fortlaufend mit KP1, KP2 usw. nummeriert. Wenn Sie die Kernprozesse in einer anderen Reihenfolge eingegeben haben oder die Reihenfolge nachträglich ändern möchten, können Sie auch die Nummerierung ändern, indem Sie – genau wie bei dem Namen des Kernprozesses – rechts auf „Kernprozess bearbeiten“ klicken, die Änderung eintragen und „Speichern“ klicken. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie auf das Kreuz links klicken und den Kernprozess an die gewünschte Stelle ziehen. Es ist wichtig, dass diese Reihenfolge korrekt ist, da die Kernprozesse im Handbuch und in den Bewertungsbögen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie auf dieser Seite stehen.

Wichtig: Kernprozesse, die nicht (mehr) an den Bewertungen teilnehmen sollen, setzen Sie inaktiv. Damit erscheint der gesamte Kernprozess – mitsamt aller seiner Indikatoren – nicht in der Bewertung.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, auch auf der Übersichtsseite erneut abzuspeichern! Sie speichern zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Kernprozess bearbeitet haben, und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Kernprozesse angezeigt werden.

2.3.3 Indikatoren ändern

Um Änderungen bei den Indikatoren vorzunehmen, wählen sie oben „Indikatoren verwalten“ (Sie gelangen automatisch hier hin, wenn Sie nach der Bearbeitung der Kernprozesse unten links auf „Weiter“ geklickt haben). Wenn Sie einen Indikator bearbeiten möchten, gehen Sie rechts auf „Qualitätskriterien eingeben“, tragen Ihre Änderungen ein und klicken auf „Speichern“. Wenn Sie einen neuen Indikator hinzufügen möchten, klicken Sie oben auf „+ Indikator hinzufügen“. Achten Sie darauf, dass die Reihenfolge und Nummerierung der Indikatoren korrekt ist (siehe hierzu unten). Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten links auf der Übersichtsseite auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Wichtig: Die Indikatoren erscheinen in der Reihenfolge, in der Sie diese hinzufügen und werden auch in dieser Reihenfolge fortlaufend nummeriert. Es ist wichtig, dass diese Reihenfolge korrekt ist, da die Indikatoren im Handbuch und in den Bewertungsbögen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie auf dieser Seite stehen. Wenn Sie die Indikatoren in einer anderen Reihenfolge eingegeben haben oder die Reihenfolge nachträglich ändern möchten, können Sie auch die Nummerierung ändern, indem Sie erneut auf „Qualitätskriterien eingeben“ klicken, das Kürzel ändern und auf „Speichern“ klicken. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie auf das Kreuz links klicken und den Indikator an die gewünschte Stelle ziehen.

Wenn ein Indikator nicht mehr an der Bewertung teilnehmen soll, müssen Sie diesen inaktiv setzen. Löschen können Sie einen Indikator nur, solange dieser nicht an einer Bewertung teilgenommen hat. Danach können Sie Indikatoren nicht mehr löschen, da dadurch alle mit dem Indikator verknüpften Bewertungen entfernt würden. Aber auch vor Durchführung der ersten Bewertung sollten Sie einen Indikator nur löschen, wenn Sie sich wirklich sicher sind, dass Sie diesen löschen möchten und ihn lieber inaktiv setzen. Wenn der Indikator lediglich umbenannt werden soll, dann ändern Sie wie oben beschrieben den Namen des Indikators und setzen ihn nicht inaktiv. Wenn Sie einen Indikator inaktiv setzen möchten, klicken Sie rechts neben dem Indikator auf „bearbeiten“ und entfernen das Häkchen bei „Aktiv“. Speichern Sie anschließend den Indikator und klicken Sie unten auf der Übersichtsseite erneut auf „Speichern“, um die Änderungen im Handbuch zu speichern.

Wichtig: Setzen Sie Indikatoren, die nicht mehr an Bewertungen teilnehmen sollen, inaktiv. Löschen Sie einen Indikator nur, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie diesen nicht mehr benötigen. Wenn Sie den Indikator lediglich umbenennen wollen, dann löschen Sie ihn nicht. Dass ein Indikator „inaktiv“ gesetzt ist erkennen Sie daran, dass er in der Liste rot hinterlegt erscheint:

Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie auf der Übersichtsseite auf „Speichern“:

Wichtig: Vergessen Sie nicht, auch auf der Übersichtsseite erneut abzuspeichern. Sie speichern also zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben, und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden.

2.3.4 Führungs- und Zusatzprozesse ändern

Führungs- und Zusatzprozesse sowie die zugehörigen Indikatoren können genauso bearbeitet und geändert werden wie Kernprozesse und deren Indikatoren. Wenn Sie einen Führungs- und Zusatzprozess bearbeiten möchten, gehen Sie über das Menü „Träger“ auf die Seite „Kernprozesse anlegen“ und gehen dann so vor, wie in Kapitel 2.3.2 beschrieben. Wenn Sie einen Indikator bearbeiten möchten, gehen Sie auf der Seite „Handbuch“ auf „Indikatoren verwalten“, wählen den Führungs- und Zusatzprozess aus, dessen Indikatoren Sie bearbeiten möchten und gehen dann vor, wie in Kapitel 2.3.3 beschrieben. Vergessen Sie nicht, nachdem sie einen Führungs- und Zusatzprozess oder auch einen Indikator bearbeitet und gespeichert haben, erneut unten auf der Seite auf „Weiter“ bzw. „Speichern“ zu klicken, um die Änderungen zu speichern.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, auch auf der Übersichtsseite erneut abzuspeichern. Sie speichern also zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben, und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden.

3. Personaldaten erfassen und aktualisieren

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie das Personal Ihrer Einrichtungen erfassen und dieses im Laufe der Zeit aktuell halten. Hinweis: Vergessen Sie nicht, auch auf der Übersichtsseite erneut abzuspeichern. Sie speichern also zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben, und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden.

3.1 Personaldaten erfassen

Um Ihre Einrichtungen und die zugehörigen MitarbeiterInnen zu erfassen, wählen Sie oben im Menü unter „Träger“ die Option „Einrichtungen“ aus:

3.1.1 Einrichtung erstellen

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der Sie Einrichtungen anlegen und Personal erfassen und zuordnen können. Um eine Einrichtung zu erfassen oder eine neue Einrichtung hinzuzufügen, klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“:

Es erscheint nun eine Seite, auf der Sie die Einrichtungsdaten erfassen können. Oben werden Sie als Träger der Einrichtung angezeigt. Darunter sehen Sie ein Feld, hinter dem „Aktiv“ steht. Achten Sie darauf, dass dieses ausgewählt ist, damit die Einrichtung an den kommenden Bewertungen teilnimmt. In das Feld „Name“ geben Sie den Namen der Einrichtung ein. Anschließend können Sie die Kontaktdaten der Einrichtung erfassen. Eine Leitung können Sie erst hinterlegen, wenn Sie auch Personal erfasst haben. Dazu mehr in Kapitel 3.1.4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“, um Ihre Eingaben zu speichern:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Daten – insbesondere die E-Mail-Adresse – aktuell sind. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so geben Sie diese ein. Hierauf wird im Kapitel 3.2 (Personaldaten aktualisieren) erneut hingewiesen.

Anschließend gehen Sie erneut über das Menü „Träger“ auf die Seite „Einrichtungen“:

Sie gelangen nun auf die Übersichtsseite mit den von Ihnen angelegten Einrichtungen. Links sehen Sie, ob die Einrichtung aktiv gesetzt ist. Wenn der Schieberegler links neben der Einrichtung grün ist, so ist die Einrichrtung aktiv, ist er rot, so ist sie inaktiv. Durch einen Klick auf den Regler können Sie den Status der Einrichtung ändern. Um eine neue Einrichtung zu erstellen, klicken sie links unten auf „+ erstellen“ und verfahren erneut so, wie oben beschrieben.

Sie können nun nacheinander alle Ihre Einrichtungen erfassen. Alternativ können Sie auch nach dem Erstellen jeder Einrichtung zuerst deren Gruppen (3.1.2) und MitarbeiterInnen (3.1.3) erfassen und dann mit der nächsten Einrichtung fortfahren.

3.1.2 Gruppen erstellen

Um Gruppen hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder können Sie die Gruppen auf der Seite „Einrichtungen“ hinzufügen (Kapitel 3.1.2.1). Alternativ können Sie die Gruppen auch auf der Seite „Gruppen“ erstellen (Kapitel 3.1.2.2). Daneben können Sie eine Gruppe als Leitungsgruppe auswählen (Kapitel 3.1.2.3). Es besteht auch die Möglichkeit, eine Bewertung ohne Gruppenzuordnung vorzunehmen. In diesem Fall müssen Sie – um das Personal Ihrer Einrichtungen erfassen zu können – zumindest eine allgemeine Gruppe erstellen, da ohne die Anlage einer Gruppe kein Personal erfasst werden kann. Hierzu verfahren Sie so, wie es in diesem Kapitel beschrieben wird, aber erstellen pro Einrichtung lediglich eine Gruppe, der Sie einen allgemeinen Namen (z.B. „Gruppe“) geben können. Anschließend ordnen Sie alle MitarbeiterInnen (Kapitel 3.1.3) dieser „Gruppe“ zu.

Wichtig: Auch wenn Sie die Bewertungen ohne eine Gruppenzuordnung durchführen möchten, müssen Sie eine allgemeine Gruppe erstellen. Überspringen Sie dieses Kapitel also nicht.

3.1.2.1 Gruppen auf der Seite „Einrichtungen“ erstellen

Um eine Gruppe über die Seite „Einrichtungen“ hinzuzufügen, müssen Sie auf der Übersichtsseite „Einrichtungen“ rechts neben der entsprechenden Einrichtung auf „Einrichtung ansehen“ kicken. Wenn Sie die Gruppen direkt nach Erstellen der Einrichtung hinzufügen, sind Sie, nachdem Sie bei dem Erstellen einer Einrichtung auf „Speichern“ geklickt haben, schon auf dieser Seite. Ansonsten gehen Sie zunächst über das Menü „Träger“ auf die Seite „Einrichtungen“:

bei der Einrichtung, zu der Sie eine weitere Gruppe hinzufügen möchten, rechts die Option „ansehen“ an:

Sie gelangen nun auf die Übersicht zu der Einrichtung und klicken oben rechts auf „Gruppen“. Die Zahl in Klammern hinter „Gruppen“ zeigt an, wie viele Gruppen der Einrichtung zugeordnet sind. Zu Beginn steht hier eine Null.

Wenn Sie auf „Gruppen“ geklickt haben, wird Ihnen der Überblick über die Gruppen der Einrichtung angezeigt. Klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“, um eine Gruppe hinzuzufügen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der Sie die Gruppe benennen und speichern können. Nun können Sie im nächsten Schritt den Namen der Gruppe eingeben – z.B. „Leitung“ für die Leitungsgruppe. Wenn eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, setzen Sie unten rechts ein Häkchen neben „Leitungsgruppe“ (mehr hierzu in Kapitel 3.1.2.3). Wenn Sie keine Leitungsgruppe differenzieren oder eine andere Gruppe anlegen möchten, lassen Sie das Kästchen leer. Unter dem Feld für den Namen werden Sie als Träger und die Einrichtung, für die Sie gerade eine Gruppe erstellen, angezeigt. Achten Sie darauf, dass links unten ein Häkchen neben „Aktiv“ steht, da die Gruppe nur so an Bewertungen teilnimmt. Anschließend klicken Sie auf „Speichern“, um die Gruppe zu speichern:

Nun bekommen Sie die fertig erstellte Gruppe angezeigt. Um eine weitere Gruppe zu Ihrer Einrichtung hinzuzufügen, wählen Sie erneut oben im Menü „Träger“ den Punkt „Einrichtungen“ aus und verfahren erneut wie oben beschrieben. So verfahren Sie weiter, bis Sie alle Gruppen erstellt haben.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen, die an der Bewertung teilnehmen sollen, „Aktiv“ gesetzt sind. Ob eine Gruppe „Aktiv“ ist, erkennen Sie zum einen an dem blauen Häkchen neben „Aktiv“ unter „Gruppe bearbeiten“ und zum anderen auf der Übersichtsseite aller Ihrer Gruppen (unter dem Menü „Träger/Gruppen“). Links sehen Sie hier grüne Häkchen bei aktiven und rote Kreuze bei inaktiven Gruppen:

3.1.2.2 Gruppen auf der Seite „Gruppen“ erstellen

Eine weitere Möglichkeit, Gruppen zu erstellen, ist, oben im Menü „Träger“ auf die Seite „Gruppen“ zu gehen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, die Ihnen alle von Ihnen erstellten Gruppen anzeigt. Wählen Sie hier unten rechts „+ erstellen“, um eine Gruppe hinzuzufügen:

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der Sie die Gruppe benennen und speichern können. Unter dem Feld für den Namen werden Sie als Träger und die Einrichtung, für die Sie gerade eine Gruppe erstellen, angezeigt. Wenn Sie bereits mehrere Einrichtungen erstellt haben, öffnen Sie über den Pfeil rechts das Menü und wählen die Einrichtung aus, zu der Sie eine Gruppe hinzufügen möchten. Oben können Sie den Namen der Gruppe eingeben – z.B. „Leitung“ für die Leitungsgruppe. Wenn eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, setzen Sie ein Häkchen neben „Leitungsgruppe“ (mehr dazu in Kapitel 3.1.2.3). Achten Sie darauf, dass die Gruppe „Aktiv“ gesetzt ist, damit sie an Bewertungen teilnimmt. Dazu muss unten links neben „Aktiv“ ein blaues Häkchen zu sehen sein. Anschließend klicken Sie auf „Speichern“, um die Gruppe zu speichern:

Wichtig: Wenn Sie bereits mehrere Einrichtungen erstellt haben, achten Sie darauf, dass die Gruppe, die sie gerade erstellen, auch der richtigen Einrichtung zugeordnet wird. Das sehen Sie beim Erstellen der Gruppe im zweiten Feld „Einrichtung“. Hier werden Sie als der Träger und die Einrichtung angezeigt, der die Gruppe zugeordnet wird. Wenn Sie die Gruppe mit der in Kapitel 3.1.2.1 beschriebenen Methode über die Seite „Einrichtungen“ hinzufügen, ist hier die Einrichtung voreingestellt, auf der Sie zuvor waren. Wenn Sie die Gruppe über die Seite „Gruppen“ hinzufügen, ist dies nicht der Fall. In beiden Fällen können Sie in dem Feld unter „Einrichtung“ über den Pfeil rechts das Menü öffnen und die Einrichtung auswählen, der Sie die Gruppe hinzufügen möchten.

Nach dem Speichern bekommen Sie die fertig erstellte Gruppe angezeigt:

[[Datei:Gruppe_ansehen6.PNG|thumb|600px|none|Gruppe] Um eine weitere Gruppe zu Ihrer Einrichtung hinzuzufügen, gehen Sie wieder auf „Gruppen“ und wiederholen den Vorgang, bis alle Gruppen erfasst sind. Wenn die Gruppe nicht als Leitungsgruppe ausgewertet werden soll, achten Sie darauf, dass in dem entsprechenden Kästchen kein Häkchen gesetzt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen, die an der Bewertung teilnehmen sollen, „Aktiv“ gesetzt sind. Ob eine Gruppe „Aktiv“ ist erkennen Sie zum einen an dem blauen Häkchen neben „Aktiv“ unter „Gruppe bearbeiten“ und zum anderen auf der Übersichtsseite aller Ihrer Gruppen (unter dem Menü „Träger/Gruppen“). Links sehen Sie hier grüne Häkchen bei aktiven und rote Kreuze bei inaktiven Gruppen:

3.1.2.3 Eine Leitungsgruppe erstellen

Wenn Sie bei der Auswertung der MitarbeiterInnen-Befragung eine gesonderte Berücksichtigung der Leitungsgruppe wünschen, müssen Sie bei der Leitungsgruppe ein Häkchen bei „Leitungsgruppe“ setzen. Wenn Sie dies nicht schon bei Erstellen der Gruppe ausgewählt haben, können Sie auch dies auch nachträglich einstellen. Gehen Sie hierzu erneut auf „Gruppe bearbeiten“, setzen das Häkchen und klicken auf „Speichern“.

[[Datei:Gruppe_bearbeiten4.PNG|thumb|600px|none|Gruppe bearbeiten] In der Übersicht der Gruppen (unter dem Menü „Träger“/“Gruppen“) erkennen Sie an dem grünen Häkchen, dass eine Gruppe als Leitungsgruppe ausgewertet wird:

[[Datei:Gruppe3.PNG|thumb|600px|none|Gruppe bearbeiten]

3.1.3 MitabeiterInnen erfassen

Nachdem Sie die Einrichtungen und die Gruppen erstellt haben, können Sie nun auch das Personal erfassen. Hierzu gibt es sowohl die Möglichkeit, über die Seite „Gruppen“ (Kapitel 3.1.3.1) als auch über „MitarbeiterIn“ (Kapitel 3.1.3.2) zu geh

3.1.3.1 MitarbeiterInnen über die Seite „Gruppen“ hinzufügen

Wählen Sie oben im Menü „Träger“ die Seite „Gruppen“ aus:

Sie gelangen nun auf die Seite, die alle von Ihnen erstellten Gruppen anzeigt. Wählen Sie nun die Gruppe der Einrichtung aus, für die Sie Personal erfassen möchten und klicken Sie rechts auf „ansehen“:

Sie gelangen nun auf die Übersicht zu der Gruppe und klicken oben rechts auf „MitarbeiterInnen“. Die Zahl in Klammern hinter „MitarbeiterInnen“ zeigt an, wie viele MitarbeiterInnen der Gruppe zugeordnet sind.

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der alle der Gruppe zugeordneten MitarbeiterInnen angezeigt werden. Klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“, um neue MitarbeiterInnen hinzuzufügen:

In dem obersten Fenster „Gruppe“ werden Ihnen die Einrichtung und die Gruppe angezeigt, für die Sie gerade einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eingeben wollen. Wenn Sie – wie hier – über die Seite „Gruppen“ gegangen sind, ist die Gruppe voreingestellt, die Sie zuvor ausgewählt haben. Durch einen Klick auf den Pfeil rechts können Sie ein Menü öffnen und eine andere Gruppe auswählen. Sie können nun den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin erfassen. Unter dem Feld „Vorname“ sehen Sie ein Kästchen, hinter dem „Aktiv“ steht. Achten Sie darauf, dass in diesem Feld ein Häkchen gesetzt ist. Nur wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin „Aktiv“ gesetzt ist, wird ein Zugang zu der Bewertung an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die richtige Einrichtung und Gruppe ausgewählt sind.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass „Aktiv“ ausgewählt ist.

Hinweis: Wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Bewertung anonym vornehmen zu lassen, besteht auch die Möglichkeit, statt der Namen der MitarbeiterInnen z. B. ein Kürzel mit einer fortlaufenden Nummerierung wie „MA01“, „MA02“ usw. in das Feld „Nachname“ einzutragen. Mehr Informationen zu anonymen Bewertungen finden Sie in Kapitel 4.4.

Sie bekommen nun den von Ihnen soeben erstellten Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin angezeigt:

Um weitere MitarbeiterInnen hinzuzufügen, gehen Sie wieder über das Menü „Träger“ oben zu „Gruppen“ und wiederholen die hier beschriebenen Schritte.

3.1.3.2 MitarbeiterInnen über die Seite „Mitarbeiter“ hinzufügen

Wählen Sie oben im Menü „Träger“ die Seite „MitarbeiterIn“ aus:

Sie gelangen nun auf die Seite, auf der alle von Ihnen erfassten MitarbeiterInnen angezeigt werden. Um neue MitarbeiterInnen zu erfassen, klicken Sie unten rechts auf „+ erstellen“:

Sie gelangen nun auf eine Seite, auf der Sie die erforderlichen Informationen erfassen können. In dem obersten Fenster „Gruppe“ werden Ihnen die Einrichtung und die Gruppe angezeigt, für die Sie gerade einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eingeben. Achten Sie darauf, dass hier die richtige Einrichtung und Gruppe ausgewählt sind. Durch einen Klick auf den Pfeil rechts können Sie ein Menü öffnen und eine andere Einrichtung und Gruppe auswählen. Sie können nun den Namen und die EMail-Adresse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin erfassen. Unter dem Feld „Vorname“ sehen Sie ein Kästchen, hinter dem „Aktiv“ steht. Achten Sie darauf, dass in diesem Feld ein Häkchen gesetzt ist. Nur wenn der Mitarbeiter oder die MitarbeiterIn „Aktiv“ gesetzt ist, wird ein Zugang zu der Bewertung an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die richtige Gruppe ausgewählt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass „Aktiv“ ausgewählt ist.

Hinweis: Wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Bewertung anonym vornehmen zu lassen, besteht auch die Möglichkeit, statt der Namen der MitarbeiterInnen z. B. ein Kürzel mit einer fortlaufenden Nummerierung wie „MA01“, „MA02“ usw. in das Feld „Nachname“ einzutragen. Mehr Informationen zu anonymen Bewertungen finden Sie in Kapitel 4.4. Sie bekommen nun den von Ihnen soeben erstellten Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin angezeigt:

Um weitere MitarbeiterInnen hinzuzufügen, gehen Sie über das Menü „Träger“ erneut auf „MitarbeiterIn“ und wiederholen die hier beschriebenen Schritte.

3.1.4 Leitung der Einrichtung hinzufügen

Nachdem Sie das Personal eingegeben haben, können Sie nun den Einrichtungen auch die jeweiligen Leitungen zuordnen. Das ist wichtig, da diese Zuordnung mit dem Zugang für die Einrichtung für die Online-Anwendung des pim®-Qualitätskonzepts verknüpft ist. Um die Leitung hinzuzufügen, gehen Sie erneut oben über das Menü „Träger“ auf „Einrichtungen“:

Sie gelangen nun zu der Übersicht mit den von Ihnen erstellten Einrichtungen. Um eine Leitung hinzuzufügen, gehen Sie nun bei der betreffenden Einrichtung auf „bearbeiten“:

Nun können Sie unten unter „Leitung“ das Dropdown-Menü öffnen. Hier sehen Sie nun die von Ihnen hinterlegten MitarbeiterInnen. Wählen Sie die Leitung aus. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf „Speichern“:

Hinweis: Nachdem Sie die Erfassung der Personal- und Einrichtungsdaten abgeschossen haben, müssen Sie den Leitungen und den MitarbeiterInnen noch deren Zugangsdaten zuschicken lassen. Wie das funktioniert, wird in Kapitel 3.3 erklärt.

3.2 Personaldaten aktualisieren

Vor jeder Bewertung müssen die hinterlegten Personaldaten aktualisiert werden, damit der Zugang zur Bewertung an alle aktuellen MitarbeiterInnen und nicht mehr an ausgeschiedene MitarbeiterInnen verschickt wird. Das Aktualisieren funktioniert grundsätzlich so, wie das Erfassen der Daten.

Wichtig: Bei der Aktualisierung der der Personaldaten setzen Sie ausgeschiedene MitarbeiterInnen, Gruppen und Einrichtungen inaktiv. Löschen Sie diese nicht. Wenn Sie die diese löschen, werden auch die von diesen in den letzten Jahren vorgenommenen Bewertungen gelöscht

Hinweis: Um einen Überblick über das aktuell erfasste Personal zu erhalten, können Sie unter Befragungsstatistik: „Excelexport der aktiven MitarbeiterInnen“ eine Excel-Tabelle mit dem erfassten Personal herunterladen (siehe hierzu Kapitel 5.9).

3.2.1 Einrichtungen aktualisieren

Um die Einrichtungen zu aktualisieren, gehen Sie erneut über das Menü „Träger“ auf „Einrichtungen“. Wählen Sie bei der Einrichtung, für die Sie Änderungen vornehmen möchten rechts das Feld „bearbeiten“ aus:

Nun können Sie Änderungen vornehmen. Achten Sie – unabhängig von den Bewertungszeiträumen – darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Achten Sie auch darauf, dass stets die aktuelle Leitung hinterlegt ist. Wenn eine Einrichtung nicht (mehr) an den Bewertungen teilnehmen soll, setzen Sie diese inaktiv, indem Sie das Häkchen oben neben „Aktiv“ entfernen. Löschen Sie die Einrichtung nicht, da dadurch auch die bisher vorgenommenen Bewertungen entfernt werden. Wenn die Einrichtung inaktiv gesetzt ist, werden den ihr zugeordneten MitarbeiterInnen keine Zugänge für die nächste Bewertung zugeschickt. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Wichtig: Setzen Sie Einrichtungen, die nicht mehr an den Bewertungen teilnehmen sollen, inaktiv. Löschen Sie diese nicht.

Hinweis: Sie können Einrichtungen auch inaktiv setzen, indem Sie auf der Übersichtsseite „Einrichtungen“ den Schieberegler links neben der Einrichtung durch einen Klick von grün (also aktiv) auf rot (also inaktiv) umstellen .

3.2.2 Gruppen aktualisieren

Um die Gruppen der einzelnen Einrichtungen für die nächste Bewertung zu aktualisieren, gehen Sie erneut über das Menü „Träger“ auf „Gruppen“. Wählen Sie bei der Gruppe, für die Sie Änderungen vornehmen möchten, rechts das Feld „bearbeiten“ aus:

Alternativ können Sie auch auf der Seite „Einrichtungen“ bei der Einrichtung, deren Gruppe Sie bearbeiten möchten, „ansehen“ auswählen, dann oben rechts auf „Gruppen“ und dann bei der Gruppe, die Sie ändern möchten, auf „bearbeiten“ klicken:

Nun können Sie Änderungen vornehmen. Wenn eine Gruppe nicht an einer Bewertung teilnehmen soll oder aufgelöst wurde, löschen Sie diese nicht. Wenn Sie die Gruppe löschen, wird diese auch aus den bisher vorgenommenen Bewertungen gelöscht. Setzen Sie die Gruppe inaktiv, indem Sie unter „bearbeiten“ das blaue Häkchen neben „Aktiv“ entfernen. Wenn Sie mit Ihrer Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“:

Wichtig: Löschen Sie eine Gruppe, die nicht an einer Bewertungen teilnehmen soll oder die aufgelöst wurde, nicht. Setzen Sie diese inaktiv. Wenn Sie eine neue Gruppe hinzufügen möchten, gehen Sie so vor, wie in Kapitel 3.1.2 beschrieben

3.2.3 MitarbeiterInnen aktualisieren

Vor jeder Bewertung müssen Sie die MitarbeiterInnen Ihrer Einrichtungen aktualisieren. Ausgeschiedene MitarbeiterInnen setzen Sie inaktiv, neue fügen Sie über „+ erstellen“ hinzu und Gruppenwechsel erfassen Sie, indem Sie die betreffende MitarbeiterIn in der ursprünglichen Gruppe inaktiv setzen und in der neuen neu eingeben („+ erstellen“). Löschen Sie MitarbeiterInnen nicht. Wenn Sie MitarbeiterInnen stattdessen löschen oder die Gruppenzugehörigkeit ändern, werden die Ergebnisse der bereits vorgenommenen Bewertungen gelöscht bzw. der falschen Gruppe zugeordnet. Um die MitarbeiterInnen zu bearbeiten, können Sie oben über das Menü „Träger“ auf „MitarbeiterIn“ gehen. Sie sehen nun die Liste mit den von Ihnen hinterlegten MitarbeiterInnen. Wenn Sie eine oder einen MitarbeiterIn inaktiv setzen möchten, können sie durch einen Klick links den Status von aktiv (grün) zu inaktiv (rot) ändern:

Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adresse bearbeiten möchten, scrollen Sie nach rechts und klicken bei der betreffenden Person auf „bearbeiten“. Auch unter „bearbeiten“ können Sie eine Person inaktiv setzen, indem Sie auf der dann angezeigten Seite das blaue Häkchen neben „Aktiv“ entfernen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Alternativ können Sie auch im Menü „Träger“ auf die Seite „Gruppen“ gehen und bei der Gruppe, bei der Sie Änderungen vornehmen möchten, „ansehen“ wählen:

Wichtig: Setzen Sie MitarbeiterInnen stets inaktiv und löschen diese nicht. Das gilt sowohl dann, wenn der betreffende Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist, als auch wenn dieser die Gruppe gewechselt hat. Bei einem Gruppenwechselsetzen Sie die betreffende Person in der alten Gruppe inaktiv und erstellen Sie in der neuen Gruppe neu. .Alternativ können Sie auch in der Übersicht „MitarbeiterIn“ den linken Regler durch klicken von grün (also aktiv) zu rot (also inaktiv) ändern:

Hinweis: Auch, wenn Sie die MitarbeiterInnen statt mit Namen mit anonymisierten Kürzeln (z.B. „MA01“) eingetragen haben, erfassen Sie Gruppenwechsel, indem Sie die betreffenden MitarbeiterInnen in der alten Gruppe inaktiv setzen und in der neuen neu hinzufügen. Auch ausgeschiedene MitarbeiterInnen setzen Sie inaktiv und fügen neue mit neuem Kürzel hinzu. Andernfalls werden die Ergebnisse der bisherigen Auswertungen verfälscht. Weiterführende Informationen zum Umgang mit anonymen Bewertungen finden Sie in Kapitel 4.4.]

Hinweis: Wenn Sie MitarbeiterInnen neu hinzugefügt haben (weil diese neu eingestellt wurden, zurückgekehrt sind oder die Gruppe gewechselt haben), schicken Sie diesen neue Zugangsdaten zu (mehr dazu in Kapitel 1.4)

3.3 Zugangsdaten (erneut) zusenden

Sowohl die Einrichtungsleitung als auch die MitarbeiterInnen erhalten eigene Zugangsdaten zur Webanwendung des pim®-Qualitätskonzepts. Die MitarbeiterInnen können unter anderem das Handbuch herunterladen und auch das Stärken-Schwächen-Profil ihrer Einrichtung einsehen. Die Leitungen haben darüber hinaus Zugang zu allen Auswertungen der Befragungsstatistik und können auch selbst das Personal aktualisieren. Die erforderlichen Zugangsdaten für die Leitungen und auch die MitarbeiterInnen können Sie – wenn diese erstmals zugeteilt werden sollen oder verloren gegangen sind – automatisch per E-Mail zusenden lassen. Die Einrichtungsleitungen können die Zugangsdaten auch an die MitarbeiterInnen verschicken. Die Zugänge der Einrichtungsleitungen können aber nur Sie als Träger versenden.

3.3.1 Einrichtungen Zugangsdaten zusenden

Um einer Einrichtungsleitung die Zugangsdaten zukommen zu lassen, gehen Sie oben über das Menü „Träger“ auf „Einrichtungen“. Die Zugangsdaten werden automatisch per Mail versandt, wenn Sie rechts das Schlüssel-Symbol („Zugangsdaten versenden“) anklicken. Die Zugangsdaten werden dann automatisch an die für die Einrichtungsleitung hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt. Deswegen ist es wichtig, dass hier stets eine aktuelle Adresse hinterlegt ist. Beachten Sie, dass mit dem Versenden neue Zugangsdaten generiert werden. Falls schon einmal Zugangsdaten für die Einrichtung zugewiesen wurden, so können diese nun nicht mehr verwendet werden

Wichtig: Achten Sie darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse für die Einrichtungsleitung hinterlegt ist)

Wichtig: Wenn Sie „Zugangsdaten versenden“ wählen, dann werden die Zugangsdaten neu generiert. Mit den alten kann sich die betreffende Einrichtungsleitung nun nicht mehr anmelden)

3.3.2 MitarbeiterInnen Zugangsdaten zusenden

Um einer bzw. einem MitarbeiterIn die Zugangsdaten zuzusenden, gehen Sie oben über das Menü „Träger“ auf „MitarbeiterIn“. Um die Zugangsdaten automatisch per Mail zusenden zu lassen, wählen Sie rechts das Schlüssel-Symbol („Zugangsdaten versenden“). Sie müssen hierfür eventuell nach rechts scrollen. Die Zugangsdaten werden dann automatisch an die für die bzw. den MitarbeiterIn hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt (siehe Kapitel 3.1.3). Deswegen ist es wichtig, dass hier stets eine aktuelle Adresse hinterlegt ist. Beachten Sie, dass mit dem Versenden neue Zugangsdaten generiert werden. Falls schon einmal Zugangsdaten für die bzw. den MitarbeiterIn zugewiesen wurden, so können diese nun nicht mehr verwendet werden.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse für die bzw. den MitarbeiterIn hinterlegt ist.

Wichtig: Wenn Sie „Zugangsdaten verschicken“ wählen, dann werden die Zugangsdaten neu generiert. Mit den alten kann sich die bzw. der betreffende MitarbeiterIn nun nicht mehr anmelden.

Hinweis: Schicken Sie der bzw. dem MitarbeiterIn, die für die Einrichtung als Leitung hinterlegt ist, keine Zugangsdaten über diese Seite zu. Diese benötigen keinen Zugang als MitarbeiterIn, da sie ja bereits einen Zugang als Einrichtungsleitung haben.

Hinweis: Wenn Sie MitarbeiterInnen neu hinzugefügt haben (weil diese neu eingestellt wurden, zurückgekehrt sind oder die Gruppe gewechselt haben), schicken Sie diesen neue Zugangsdaten zu.

4. Bewertungen anlegen und durchführen

In diesem Kapitel erfahren Sie zunächst, wie Sie eine Bewertung anlegen (Kapitel 4.1). Anschließend wie Sie bei einer schon laufenden Bewertung die Zugänge zur Bewertung erneut versenden können, wenn dies erforderlich ist (Kapitel 4.2). Danach wird erklärt, wie der Bewertungszeitraum verlängert werden kann (Kapitel 4.3). Schließlich wird die Möglichkeit, die Bewertung anonym vornehmen zu lassen, erklärt (Kapitel 4.4). Hinweis: Wenn Sie bereits Bewertungen vorgenommen haben, sehen Sie auf dem Dashboard die einzelnen Bewertungen in einer Liste aufgeführt. Wenn Sie hier rechts oben auf das Dokumentensymbol („Als Excel-Datei exportieren“) klicken, erhalten Sie eine Excel-Tabelle mit einer Übersicht zu allen bisherigen Bewertungen (mit Jahr, Zeitraum, Anzahl der teilnehmenden Kitas, MitarbeiterInnen und Indikatoren sowie Anzahl der Auswertungen).

4.1 Bewertungen anlegen

Um eine Bewertung anzulegen, gehen Sie im Menü „Träger“ auf „Maßnahmen“:

Klicken Sie auf „+ erstellen“

Sie können nun die Bewertung anlegen. Tragen Sie den Namen der Bewertung (z.B. „Bewertung 1“) ein und legen Sie das Jahr fest, in dem diese stattfinden soll. Anschließend geben Sie Start- und Enddatum ein (entweder indem Sie das Datum eintippen oder indem Sie den Tag über das KalenderSymbol rechts auswählen). Achten Sie darauf, dass die Bewertung „Aktiv“ gesetzt ist – das sehen Sie an dem blauen Häkchen links neben „Aktiv“. Nur wenn die Bewertung aktiv ist, werden die Zugänge zur Bewertung automatisch am Startdatum per Mail an jede bzw. jeden MitarbeiterIn verschickt. An dem Kästchen rechts daneben können Sie sehen, ob die Zugänge zur Bewertung bereits versendet wurden. Das Häkchen erscheint, wenn am Startdatum die Zugänge automatisch verschickt wurden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Sie bekommen nun die soeben von Ihnen erstellte Bewertung angezeigt:

Um die Bewertung zu vervollständigen müssen Sie jetzt die Kernprozesse mit den hinterlegten Indikatoren einfügen. Gehen Sie hierzu erneut über das Menü „Träger“ oben auf „Maßnahmen“ und klicken Sie rechts neben der von Ihnen erstellten Bewertung auf „Maßnahme verwalten“:

Sie können jetzt die von Ihnen erstellten Kernprozesse mitsamt aller diesen zugeordneten Indikatoren zu der Bewertung hinzufügen. Hierzu können Sie entweder oben rechts auf „Alle Kernprozesse

Es erscheinen nun die von Ihnen hinzugefügten Kernprozesse mitsamt der Indikatoren. Wenn Sie einen vollständigen Kernprozess und/oder einzelne Indikatoren doch nicht in der Bewertung berücksichtigen möchten, können Sie diese über den roten Papierkorb links wieder entfernen. Im Handbuch und in den Bewertungen der Vorjahre werden diese dennoch weiter angezeigt. Wenn Sie einen so entfernten Kernprozess doch in die Bewertung aufnehmen möchten, können Sie diesen über „Kernprozess hinzufügen“ wieder einfügen. Wenn Sie einen einzelnen Indikator doch berücksichtigen möchten, so können Sie diesen über das blaue Menü oben rechts neben dem Kernprozess wieder hinzufügen:

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“. hinzufügen“ oder links daneben auf „Kernprozess hinzufügen“ klicken. Wenn Sie auf „Kernprozess hinzufügen“ klicken, öffnet sich ein Menü und Sie können den Kernprozess, den Sie hinzufügen möchten auswählen. Mit dieser Option können Sie für den Fall, dass nicht alle Kernprozesse abgefragt werden sollen, die übrigen Kernprozesse einzeln auswählen.

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4. Bewertungen anlegen und durchführen

In diesem Kapitel erfahren Sie zunächst, wie Sie eine Bewertung anlegen (Kapitel 4.1). Anschließend wie Sie bei einer schon laufenden Bewertung die Zugänge zur Bewertung erneut versenden können, wenn dies erforderlich ist (Kapitel 4.2). Danach wird erklärt, wie der Bewertungszeitraum verlängert werden kann (Kapitel 4.3). Schließlich wird die Möglichkeit, die Bewertung anonym vornehmen zu lassen, erklärt (Kapitel 4.4). Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Indikatoren, die Sie der Bewertung hinzugefügt haben, „Aktiv“ gesetzt sind. Nur dann nehmen sie an der Bewertung teil. Wenn sie inaktiv sind, dann erscheinen sie – wie unten abgebildet – rot hinterlegt und nicht – wie oben dargestellt – grau. Auch die Kernprozesse müssen „aktiv“ gesetzt sein. Das erkennen Sie daran, dass ganz rechts neben dem Kernprozess ein grüner Haken (wie oben) und kein rotes Kreuz (wie hier) zu sehen ist. Wenn Ihre Kernprozesse bzw. Indikatoren inaktiv sind, gehen sie über das Menü „Träger“ auf Handbuch und setzen die Kernprozesse und Indikatoren wie in Kapitel 2.1.2 und 2.1.3 beschrieben „Aktiv“.

Hinweis: Wenn Sie neben Kernprozessen auch Führungs- und Zusatzprozesse angelegt haben, werden diese ebenfalls hinzugefügt, wenn Sie auf „Alle Kernprozesse hinzufügen“ klicken. Die einzelnen Führungs- und Zusatzprozesse finden Sie ebenfalls unter „Kernprozess hinzufügen“ und können Sie so einzeln zu der Bewertung hinzufügen. Die hinzugefügten Führungs- und Zusatzprozesse erscheinen dann in der Liste unten, nach den Kernprozessen. Die Übersicht über die von Ihnen erstellten Bewertungen finden Sie über das Menü „Träger“ unter „Maßnahmen“. In der Spalte „versendet“ können Sie prüfen, ob die Bewertung bereits an Ihre MitarbeiterInnen verschickt wurde. Wenn Sie eine erstellte Bewertung ändern möchten, gehen Sie so wie oben beschrieben vor. Wenn Sie den Namen oder Zeitraum der Bewertung ändern oder diese nachträglich aktiv bzw. inaktiv setzen möchten, klicken Sie auf der Seite „Maßnahmen“ rechts neben der betreffenden Bewertung auf „bearbeiten“. Wenn Sie die zugeordneten Kernprozesse ändern möchten, klicken Sie auf „Maßnahme verwalten“.

Hinweis: Eine Übersicht über Ihre Bewertungen finden Sie auch auf dem Dashboard.

4.2 Zugang zur Bewertung erneut versenden

Wenn die Bewertung erstellt und „Aktiv“ gesetzt ist, werden zum festgelegten Startdatum allen MitarbeiterInnen die Zugänge zu der Bewertung an die für die MitarbeiterInnen hinterlegten E-MailAdressen automatisch versendet. Sollte es jedoch erforderlich sein, den Zugang erneut zu versenden – z.B. weil eine E-Mail versehentlich gelöscht wurde – kann der Zugang auch (erneut) manuell verschickt werden. Um einer bzw. einem MitarbeiterIn den Zugang zuzusenden, gehen Sie oben über das Menü „Träger“ auf „MitarbeiterIn“. Um die Zugangsdaten automatisch per E-Mail zusenden zu lassen, klicken Sie rechts auf das Brief-Symbol („Bewertung versenden“). Die E-Mail mit dem Zugang wird nun automatisch an die für die bzw. den MitarbeiterIn hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt (siehe Kapitel 3.1.3). Deswegen ist es wichtig, dass hier stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass stets eine aktuelle E-Mail-Adresse für die bzw. den MitarbeiterIn hinterlegt ist.

Hinweis: Die MitarbeiterInnen haben auch über ihr Profil Zugang zu ihrem Bewertungsbogen (, indem sie auf dem Dashboard links neben der Bewertung auf „Bewertung ansehen“ klicken), ohne dass Sie ihnen einen neuen Zugang zusenden müssen.

Hinweis: Ihre Einrichtungsleitungen können die Zugänge zur Bewertung ebenfalls an die MitareiterInenn ihrer Einrichtungen verschicken.

4.3 Bewertungszeitraum verlängern

Innerhalb des festgelegten Bewertungszeitraums können die MitarbeiterInnen über den automatisch verschickten Link (oder wie oben beschrieben über das Dashboard) das Bewertungsformular öffnen und die Bewertung vornehmen. Mit Ende des Bewertungszeitraums kann die Bewertung nicht mehr bearbeitet werden. Sollten Sie nach Ablauf des Bewertungszeitraums die Bewertung noch einmal öffnen wollen, weil z.B. einzelne oder mehrere MitarbeiterInnen die Bewertung nicht vorgenommen haben, können Sie dies tun, indem Sie den Bewertungszeitraum nachträglich verlängern. Gehen Sie hierzu erneut über das Menü „Träger“ auf „Maßnahmen“ und klicken Sie rechts bei der betreffenden Bewertung auf „bearbeiten“:

Nun ändern Sie das Enddatum auf das Datum, bis zu dem die Bewertung geöffnet sein soll. Klicken Sie danach auf „Speichern“:

4.4 Anonyme Bewertungen

Es gibt die Möglichkeit, Bewertungen anonym durchzuführen. Hier gibt es zwei Optionen, die auch kombiniert angewandt werden können.

4.4.1 Bewertung insgesamt anonymisieren

Zunächst können Sie auf Ebene der Bewertung einstellen, dass diese anonym erfolgen soll. Wenn Sie die Bewertung so anonym stellen, werden in den Auswertungen der Befragungsstatistik keine Namen der einzelnen MitarbeiterInnen angezeigt. Die Anonymisierung müssen Sie vor der Durchführung der Bewertung einstellen. Sie haben im Nachhinein nicht mehr die Möglichkeit, dies zu ändern. Weder können Sie sich bei einer anonymisiert durchgeführten Bewertung im Nachhinein die Namen doch anzeigen lassen, noch können Sie eine nicht anonymisiert durchgeführte Bewertung im Nachhinein anonymisieren.

Hinweis: Sie müssen vor Durchführung der Bewertung entscheiden, ob diese anonymisiert oder nicht anonymisiert durchgeführt werden soll. Im Nachhinein können Sie dies nicht mehr ändern.

Um die Bewertung anonym zu stellen, gehen Sie über das Menü „Träger“ auf Maßnahmen und klicken Sie bei der kommenden Bewertung, die anonym durchgeführt werden soll, auf „bearbeiten“:

Sie bekommen nun die Bewertung angezeigt. Oben können Sie unter „Für Einrichtungen anonymisieren“ das Dropdown-Menü öffnen und die Einrichtungen auswählen, für die die Bewertung anonym erfolgen soll. Wenn die Bewertung für alle Einrichtungen anonym erfolgen soll, wählen Sie alle Einrichtungen aus:

Die ausgewählten Einrichtungen erscheinen nun in dem Feld. Wenn Sie eine Einrichtung wieder entfernen möchten, klicken Sie auf das Kreuz neben der Einrichtung. Wenn Sie alle Einrichtungen ausgewählt haben, für die die Bewertung anonym erfolgen soll, dann klicken Sie unten links auf „Speichern“:

4.4.2 Namen anonymisieren

Sie können auch nur die Namen der MitarbeiterInnen anonymisieren. Hierzu können Sie, wenn Sie Ihre MitarbeiterInnen erfassen, statt dem Nachnamen ein Kürzel wie z.B. „MA01“, „MA02“ usw. eingeben. In der Auswertung werden dann anstelle der Namen diese Kürzel angezeigt. Zu beachten ist aber, dass hierbei eine Zuordnung der Bewertungen zu den einzelnen MitarbeiterInnen für alle Personen möglich ist, die die Zuordnung der Kürzel zu den einzelnen MitarbeiterInnen kennen. Für jede bzw. jeden MitarbeiterIn wird ja eine Mail-Adresse hinterlegt und sie bzw. er bekommen Zugangsdaten zugeschickt, mit denen Sie sich anmelden und das Handbuch herunterladen können.

Hinweis: Wenn Sie anstelle der Namen Kürzel hinterlegen bleibt eine Zuordnung der Bewertungen zu den einzelnen MitarbeiterInnen für jede Person möglich, die die Zuordnung der Kürzel kennt.

Hinweis: Beachten Sie insbesondere die Hinweise zur Aktualisierung des Personals bei der Anonymisierung mit Kürzeln in Kapitel 3.2.3

5. Befragungsstatistiken von vorgenommenen Bewertungen einsehen

Nach Ablauf des Bewertungszeitraums können Sie aus der Datenbank verschiedene Auswertungen erhalten, die aussagekräftig den IST-Zustand Ihrer Einrichtungen darstellen. Gehen Sie hierzu oben rechts auf „Befragungsstatistik“:

Sie sehen nun alle Auswertungsoptionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

Die Auswertungs-Optionen im Einzelnen sind:

Bewertung: Hier sehen Sie alle vorgenommenen Bewertungen in einer Liste – jede Bewertung die jede bzw. jeder MitarbeiterIn zu jedem Indikator in jedem Jahr vorgenommen hat. Sie können diese nach unterschiedlichen Kriterien filtern.

Alle 9er Hier erhalten Sie eine Übersicht zu allen Bewertungen, bei denen „9 – Keine Angabe – Ich weiß nicht!“ angegeben wurde.

Einrichtung (Chronik) Hier können Sie – insbesondere nachdem Bewertungen über mehrere Jahre hinweg vorgenommen wurden – Jahresdurchschnittszahlen über alle MitarbeiterInnen und Indikatoren hinweg für jede Ihrer Einrichtungen einsehen. Dabei handelt es sich um eine sehr aggregierte Zahl!

Stärken-Schwächen-Profil Hier wird der IST-Stand jeder Einrichtung abgebildet. Die von den MitarbeiterInnen vorgenommenen Bewertungen zu allen Indikatoren werden zu Durchschnittswerten für jede Einrichtung zusammengeführt. Und Sie können auch die Differenzen der Bewertungen der MitarbeiterInnen einsehen.

Indikatoren (Kitadurchschnitt zu Leitung) Hier können Sie die Durchschnittswerte der Indikatoren für jede Kitas im Vergleich zur Bewertung der Leitungen einsehen. Diese Auswertung funktioniert nur, wenn Sie Leitungsgruppen differenziert haben (siehe hierzu Kapitel 3.1.2.3).

Indikatoren (Chronik) Hier werden die Durchschnittswerte zu jedem Indikator als Entwicklungsverlauf über die Jahre dargestellt

Indikatoren (Diagramm) Hier können die Stärken-Schwächen-Profile jeder Bewertung für die Einrichtungen als Grafik einsehen

Tapete (Chronik) Hier können Sie jede Bewertung aller MitarbeiterInnen zu jedem Indikator mit Gruppenzuordnung über die Jahre hinweg einsehen.

Excelexport der aktiven MitarbeiterInnen Hier können Sie eine Excel-Tabelle herunterladen, in der alle aktuell aktiv hinterlegten MitarbeiterInnen, differenziert nach Einrichtungen und Gruppen, aufgeführt sind.

Jahresübersicht Indikatoren/Kitas Hier können Sie eine Übersicht über das Stärken-Schwächen-Profil (Indikatoren (Zahlen)) ihrer Einrichtungen einsehen.

Wenn Sie auf der oben dargestellten Startseite unter „Befragungsstatistik“ eine der Anwendungen (=Auswertungs-Optionen) ausgewählt haben, können sie über das nun eingeblendete Menü oben zu einer anderen Anwendung wechseln:

Im Folgenden werden einzelne Anwendungen (Auswertungsoptionen) näher erklärt. Hinweis: Wenn Sie Ihre Bewertungen anonym vorgenommen haben, sehen Sie an den entsprechenden Stellen zwar die vorgenommenen Bewertungen aber keine Namen der MitarbeiterIn, die diese jeweils vorgenommen hat.

Im Folgenden werden einzelne Anwendungen (Auswertungsoptionen) näher erklärt. Hinweis: Wenn Sie bereits Bewertungen vorgenommen haben, sehen Sie auf dem Dashboard die einzelnen Bewertungen. Wenn Sie hier rechts oben auf das Dokumentensymbol („Als Excel-Datei exportieren“) klicken, erhalten Sie eine Excel-Tabelle mit einer Übersicht zu allen bisherigen Bewertungen (mit Jahr, Zeitraum, Anzahl der teilnehmenden Kitas, MitarbeiterInnen und Indikatoren sowie Anzahl der Auswertungen).600px

5.1 Bewertungen

Unter „Bewertungen“ werden alle vorgenommenen Bewertungen in einer Liste – jede Bewertung jedes bzw. jeder MitarbeiterIn zu jedem Indikator in jedem Jahr – angezeigt. Sie können diese nach den oben angezeigten Kriterien (z.B. Jahr, Einrichtung, Indikator) filtern, indem Sie diese in der oben angezeigten Liste auswählen. Die ausgewählten Kriterien wenden sie über das Lupenzeichen an, über den Pfeil („Filter zurücksetzen“) können Sie alle Filter wieder entfernen:

5.2 Alle 9er

Auch die Übersicht zu allen Bewertungen, bei denen „9 – Keine Angabe – Ich weiß nicht!“ angegeben wurde, können Sie filtern:

5.3 Einrichtung (Chronik)

Hier können Sie für jede Ihrer Einrichtungen Jahresdurchschnittszahlen über alle MitarbeiterInnen und Indikatoren hinweg einsehen (es handelt sich um eine sehr aggregierte Zahl). So können Sie – insbesondere nach mehreren Bewertungen – die Entwicklung über die Jahre betrachten. Geben Sie hierzu den Namen der Einrichtung, für die Sie die Durchschnitte einsehen wollen ein und wenden Sie den Filter über die Lupe an. Sie erhalten nun ein Diagramm mit den Ergebnissen. Über den Pfeil können Sie die Filter wieder zurücksetzen.

[[Datei:Einrichtung_ch.PNG|thumb|600px|none|Einrichtung (Chronik)]

5.4 Stärken-Schwächen-Profil

Dies ist eine der aussagefähigsten Auswertungen. Alle Bewertungen der MitarbeiterInnen jeder Einrichtung werden zu Durchschnittszahlen für alle Indikatoren zusammengeführt – das StärkenSchwächen-Profil der Einrichtung; es bildet den IST-Stand der Einrichtung ab. Dazu werden auch die Differenzen in den von den MitarbeiterInnen vorgenommenen Bewertungen zu jedem Indikator angezeigt, sodass z.B. Unterschiede zwischen den Gruppen bzw. einzelnen MitarbeiterInnen sichtbar werden. Auch diese Ergebnisse können Sie nach Jahr, Einrichtung und Indikator filtern:

5.5 Indikatoren (Kitadurchschnitt zu Leitung)

Hier werden Ihnen die Durchschnittswerte der Indikatoren der Kitas im Vergleich zur Bewertung der Leitungen in einer Liste angezeigt. Diese Auswertung setzt voraus, dass Sie eine Leitungsgruppe angelegt haben (siehe hierzu Kapitel 3.1.2.3). Sie bekommen so Einblicke in unterschiedliche Einschätzungen von MitarbeiterInnen und Leitungen. Auch diese Auswertung können Sie nach Jahr, Einrichtung und Indikator filtern:

5.6 Indikatoren (Chronik)

Hier sehen Sie die Durchschnittswerte zu jedem Indikator als Entwicklungsverlauf über die Jahre hinweg. Sie können nachvollziehen, wie sich die Qualität einzelner Indikatoren im Laufe der Zeit verändert und entwickelt hat, wie neue Anforderungen (z.B. Inklusion, Partizipation etc.) in den einzelnen Einrichtungen umgesetzt werden konnten usw. Auch diese Ergebnisse können Sie nach Einrichtung und nach Indikator filtern:

5.7 Indikatoren (Diagramm)

Hier werden Ihnen die Stärken_Schwächen-Profile Ihrer Einrichtungen (siehe 5.4) als Diagramm angezeigt. Auch diese Ergebnisse können nach Einrichtung und Jahr gefiltert werden:

5.8 Tapete (Chronik)

Dies ist eine sehr umfangreiche Auswertung. Hier können Sie sich für jede Einrichtung jede Bewertung aller MitarbeiterInnen zu jedem Indikator mit Gruppenzuordnung über die Jahre hinweg anzeigen lassen. Dies ist für die Diskussion in den Teams über die pädagogische Arbeit und deren Weiterentwicklung oft sehr hilfreich. Wählen Sie hierzu eine Einrichtung und einen Indikator aus, für den Sie sich den Verlauf anzeigen lassen möchten:

5.9 Excelexport der aktiven MitarbeterInnen

Um die Excel-Tabelle, in der alle aktuell aktiv hinterlegten MitarbeiterInnen, differenziert nach Gruppen und Einrichtungen, aufgeführt sind, herunterzuladen, klicken Sie auf „Als Excel-Datei exportieren“. Die Datei wird nun heruntergeladen.

Hinweis: Sie können diese Tabelle nutzen, um vor einer Bewertung das Personal zu aktualisieren.

5.10 Jahresübersicht Indikatoren/Kitas

Hier werden Ihnen die Durchschnittswerte aller Indikatoren (Stärken-Schwächen-Profile – siehe 5.4 und 5.7) für jede Kita im Vergleich angezeigt. Dadurch haben Sie als Träger eine vollständige Übersicht über die aktuelle Qualität der Arbeit Ihrer Einrichtungen. Die Liste können Sie nach Jahr und Indikator differenzieren:

6. Qualitätsberichte (Reviews) der Leitungen einsehen

Sie, wie auch die Einrichtungsleitungen, können zu den Bewertungen Reviews erstellen. Die Reviews Ihrer Leitungen können Sie abrufen. Gehen Sie hierzu auf das Dashboard. Hier bekommen Sie alle Bewertungen untereinander angezeigt. Links in der Zeile der Bewertung sehen Sie zwei kleine Figuren. Wenn an der rechten ein grüner Punkt mit einer Zahl zu sehen ist, bedeutet das, dass eine oder mehrere Reviews aus Ihren Einrichtungen hinterlegt sind:

Um den Review einzusehen klicken Sie auf den rechten Button mit der kleinen Person. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit allen hinterlegten Reviews (im untenstehenden Screenshot lediglich einer):

Wenn Sie auf einen der angezeigten Reviews klicken, bekommen Sie diesen angezeigt. Wenn Sie auf „Review herunterladen“ klicken, können Sie ihn außerdem herunterladen:

7. Erstellung und Bearbeitung eines Qualitätsberichts (Reviews): Übergreifender Review

Zu jeder Bewertung können auch Sie einen übergreifenden Qualitätsbericht (Review) erstellen. Klicken Sie hierzu auf dem Dashboard auf das linke Symbol (die kleine Person mit Stift) neben der betreffenden Bewertung und dann auf „+ Übergreifenden Review erstellen“:

Es öffnet sich nun das Formular für den Review. In den dafür vorgesehenen Feldern können Sie Eintragungen vornehmen:

Unten können Sie mit dem Button „+ Hinzufügen“ Notizen zu einzelnen Gesprächen erstellen:

Jetzt können Sie Datum, TeilnehmerInnen, Anmerkungen, Ergebnisse etc. zu dem Gespräch erfassen:

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“:

Auf dem Dashboard sehen sie nun auf dem Button für den Review einen grünen Punkt. Wenn Sie den Review ansehen oder bearbeiten möchten, klicken Sie erneut auf die linke Person mit dem Stift und dann in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf „Übergreifenden Review ansehen“:

Sie sehen nun Ihren Review. Um ihn zu bearbeiten, klicken Sie unten links auf „bearbeiten“. Nun können Sie den Review bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie wieder unten links auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu sichern.

Um Ihren Review als PDF herunterzuladen, klicken Sie erneut auf die linke Person mit dem Stift neben der Bewertung auf dem Dashboard und wählen „Übergreifenden Review herunterladen“:

Sie finden den Review nun als PDF-Datei in Ihren Downloads.