0. Einleitung und Überblick

Der folgende Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept. In den ersten beiden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie zu Beginn die Trägerdaten (Kapitel 1), das QualitätsHandbuch (Kapitel 2) und die Einrichtungsdaten (Kapitel 3) in der Online-Anwendung erfassen. Zugleich erfahren Sie hier auch, wie Sie im Laufe der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept die entsprechenden Daten aktualisieren. Kapitel 4 bis 7 erläutern die kontinuierliche Arbeit mit dem pim®- Qualitätskonzept: Sie erfahren hier, wie Sie Bewertungen anlegen (Kapitel 4), nach der Bewertung die Befragungsstatistiken und Reviews der Leitungen einsehen sowie eigene übergreifende Reviews erstellen (Kapitel 5, 6 und 7). Zu Beginn erhalten Sie hier einen Überblick, welche Schritte zu Beginn der Arbeit mit der OnlineAnwendung des pim®-Qualitätskonzepts zu durchlaufen sind (Kapitel 0.1) und anschließend, wie Sie kontinuierlich mit dem der Online-Anwendung des pim®-Qualitätskonzepts arbeiten (Kapitel 0.2).

Der Link zur Webanwendung ist https://portal.pragma-pim.de.

Wenn Sie bei der Arbeit mit der Webanwendung Fragen oder Probleme haben, können Sie sich bei der Service-Adresse support@pragma-pim.de melden

Hinweis: Im folgenden Leitfaden sind alle Arbeitsschritte erklärt, die Sie mit der Webanwendung des pim®-Qualitätskonzepts vornehmen können. Sie haben aber die Möglichkeit einzelne oder mehrere dieser Arbeitsschritte durch die pragma GmbH vornehmen zu lassen, indem Sie diese als Service (siehe Leistungsvereinbarung) buchen.

0.1 Einstieg in die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Wenn Sie neu mit der Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept beginnen, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link und Ihren Zugangsdaten. Nachdem Sie sich angemeldet haben, müssen Sie folgende Schritte durchgehen:

1. Trägerdaten vervollständigen (Kapitel 1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adresse stets aktuell zu halten!

Wichtig: Teilen Sie personelle Veränderungen der pragma GmbH mit!

2. Handbuch eingeben (Kapitel 2)

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Kernprozesse und Indikatoren in der richtigen Reihenfolge

stehen!

Wichtig: Setzen Sie Kernprozesse und Indikatoren, die nicht mehr an Bewertungen teilnehmen

sollen, inaktiv

3. Personaldaten erfassen (Kapitel 3.1)

Wichtig: Wenn die Einrichtungen nach Ihrer internen Absprache ihr Personal selbst erfassen

und aktualisieren, müssen Sie zumindest die Einrichtung und eine Gruppe erstellen, die Leitung

als MitarbeiterIn erfassen und hinterlegen (Kapitel 3.1.1 bis 3.1.4) und die Zugangsdaten der

Einrichtung verschicken (Kapitel 3.3.1)

Wichtig: Achten Sie im Laufe der Zeit darauf, die E-Mail-Adressen der Einrichtungen stets

aktuell zu halten

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Gruppen den richtigen Einrichtungen und die MitarbeiterInnen den richtigen Gruppen zugeordnet sind Wichtig: Legen Sie auch eine Gruppe an, wenn Sie ohne Gruppenzugehörigkeit bewerten 4. Zugangsdaten an Einrichtungen und MitarbeiterInnen verschicken (Kapitel 3.3)

0.2 Kontinuierliche Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept

Bei der kontinuierlichen Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept sollten Sie stets darauf achten, dass die für den Träger und die Einrichtungen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell sind. Und: Vor einer Bewertung müssen Sie die Personaldaten aktualisieren und die Bewertung anlegen:

0. Halten Sie die für den Träger und die Einrichtungen hinterlegten E-Mail-Adressen stets aktuell

1. Aktualisieren Sie die Personaldaten (Kapitel 3.2)

Wichtig: Löschen Sie MitarbeiterInnen und Einrichtungen nicht, sondern setzen diese stets

inaktiv

Wichtig: Wenn Sie neue MitarbeiterInnen erstellt haben, schicken Sie diesen Zugangsdaten zu

(Kapitel 3.3)

2. Bewertung anlegen (Kapitel 4)

1. Trägerdaten erfassen und aktualisieren

In diesem Kapitel werden Sie durch die ersten Schritte der Arbeit mit der Web-Anwendung des pim®- Qualitätskonzepts geleitet und erfahren, wie Sie die Trägerdaten erfassen und im Laufe der Zeit aktuell halten.

1.1 Trägerdaten erfassen

Zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zur Online-Anwendung, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort. Wenn Sie auf den Link klicken und sich mit den zugesandten Daten anmelden, gelangen Sie zur Startseite:

Um zunächst Ihre Trägerdaten zu vervollständigen, klicken Sie oben auf den Reiter „Träger“. Es öffnet sich ein Menü: Hier sehen Sie alle Ebenen, die Sie für die Arbeit mit dem pim®-Qualitätskonzept benötigen. Wählen Sie hier nun erneut „Träger“ aus, um die vorhandenen Daten einsehen und ergänzen zu können:

Sie gelangen nun zu einer Übersicht mit den Informationen, die für Sie als Träger hinterlegt sind. Wenn Sie diese bearbeiten oder ergänzen möchten, scrollen Sie die Seite herunter und wählen Sie unten links „bearbeiten“:

Jetzt können Sie die angezeigten Informationen ändern und ergänzen. Logo und Farbe können Sie jetzt hier hinterlegen oder alternativ bei Eingabe des Handbuchs (hierzu mehr in Kapitel 2). Oben sehen sie neben dem Reiter „Allgemein“ die Reiter „Träger-Administratoren“. Hier sind die bzw. der AnsprechpartnerIn mit der entsprechenden E-Mail-Adresse hinterlegt. Die E-Mail-Adresse entspricht der, die in Ihrem Profil (hierzu mehr in Kapitel 1.3) hinterlegt ist. Wenn sich die Person des Ansprechpartners ändert oder eine zusätzliche Person erfasst werden soll, so können Sie diese Änderung nicht selbst vornehmen. Wenn es hier zu personellen Veränderungen kommt, müssen Sie diese der pragma GmbH mitteilen (dazu mehr in Kapitel 1.2). Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, wählen Sie unten auf der Seite „speichern“:

1.2 Trägerdaten aktualisieren

Wenn sich relevante Daten bei Ihrem Träger ändern, können Sie die neuen Informationen genauso einpflegen, wie bei der erstmaligen Bearbeitung, die in Kapitel 1.1 beschrieben ist. Wichtig ist hierbei insbesondere stets eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt zu haben.

Sollte sich die bzw. der AnsprechpartnerIn (also die Person, die als Träger-Administrator hinterlegt ist) ändern oder eine weitere Person hinzukommen, so müssen Sie dies der pragma GmbH mitteilen an support@pragma-pim.de. Zusätzliche Träger-Administratoren können Sie nicht selbst hinzufügen und alte nicht entfernen. Hat sich lediglich die E-Mail-Adresse des zuständigen Administrators geändert, so können Sie diese unter „Profil“ ändern (siehe hierzu Kapitel 1.3).

Wichtig: Halten Sie die für den Träger-Administrator hinterlegte E-Mail-Adresse unbedingt aktuell. Das Ausscheiden und das Hinzukommen eines Träger-Administrators können Sie nicht selbst erfassen. Melden Sie sich in diesem Fall bei er pragma GmbH (Mail an support@pragma-pim.de).

1.3 Ihr Profil bearbeiten und aktuell halten

Wenn Sie auf die oben rechts auf der Seite zu sehende Person klicken öffnet sich ein Menü. Hier können Sie Ihr Profil einsehen und sich abmelden. Wenn Sie auf „Profil“ klicken, gelangen Sie zu den für Ihr Profil hinterlegten Informationen:

Sie können nun Anrede, Name, Passwort und die hinterlegte E-Mail-Adresse bearbeiten. Nicht ändern können Sie den Benutzernamen. Besonders wichtig ist, dass Sie die hier hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell halten, denn Ihr Profil ist als Träger-Administrator hinterlegt und mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Daten – insbesondere die E-Mail-Adresse – aktuell sind. Gibt es hier im Laufe der Zeit Änderungen, so erfassen Sie diese.

Wichtig: Personelle Veränderungen in Bezug auf den Träger-Administrator können Sie nicht selbst erfassen. Teilen Sie diese der pragma GmbH mit (siehe Kapitel 1.2).

2. Handbuch eingeben und pflegen

Nachdem Sie die Träger-Informationen erfasst haben, können Sie damit beginnen, Ihr QualitätsHandbuch in der Web-Anwendung zu hinterlegen, sodass Sie und Ihre MitarbeiterInnen das QMHandbuch anschließend als PDF herunterladen können. Mit der Eingabe der Kernprozesse und Indikatoren bereiten Sie außerdem die Bewertungen vor.

2.1 Eingabe in die Datenbank (inkl. Anlagen für alle Kitas)

Um mit der Erfassung des Handbuchs zu beginnen, klicken Sie wieder oben auf das Menü „Träger“ und wählen Sie dann „Handbuch“ aus.

Sie gelangen jetzt auf eine Seite, die Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung Ihres Handbuchs führt.

2.1.1 Design festlegen, Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik erfassen

Im ersten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen und die Leitfarbe Ihres Handbuchs auszuwählen. Zudem können Sie Vorwort, Leitbild und Qualitätspolitik einfügen und formatieren, indem Sie die Ihnen aus Schriftverarbeitungsprogrammen bekannten Möglichkeiten verwenden, die über den Textfeldern abgebildet sind:

Wenn Sie mit Ihren Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie unten auf „weiter“, um Ihre Eingaben zu speichern und mit der Erfassung des Handbuchs fortzufahren.

2.1.2 Erfassen der Kernprozesse

Um einen Kernprozess hinzuzufügen, klicken Sie unten rechts auf „+ Kernprozess erstellen“. Hierdurch wird ein Kernprozess angelegt, der zunächst „Neuer Kernprozess #1“ heißt und die Nummerierung „KP1“ erhält. Um den Namen und die Nummerierung des Kernprozesses zu ändern, klicken Sie rechts auf das Symbol „Kernprozess bearbeiten“:

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie den Kernprozess bearbeiten können. Sie können hier den Namen und die Nummerierung des Kernprozesses ändern. Achten Sie darauf, dass der Kernprozess „Aktiv“ gesetzt ist, da er nur so an Bewertungen teilnimmt. Das erkennen Sie an dem blauen Häkchen unten links neben „Aktiv“. Wenn Sie einen Kernprozess erfassen, achten Sie außerdem darauf, dass kein Häkchen bei „Führungs- und Zusatzprozess“ gesetzt ist. Wie Sie Führungs- und Zusatzprozesse erfassen, erfahren Sie in Kapitel 2.1.5. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, klicken Sie unten auf „Speichern“:

Es ist wichtig, dass der von Ihnen erstellte Kernprozess „Aktiv“ gesetzt ist. Nur, wenn der Kernprozess aktiv gesetzt ist, nimmt er an den kommenden Bewertungen teil. Ob der Kernprozess aktiv gesetzt ist erkennen Sie zusätzlich daran, ob in der Übersicht rechts ein rotes Kreuz (= inaktiv) oder ein grüner Haken (= aktiv) angezeigt wird. Um den Kernprozess aktiv zu setzen, klicken Sie erneut auf „Kernprozess bearbeiten“ und setzten Sie das Häkchen neben „Aktiv“.

Genauso, wie Sie den ersten Kernprozess erstellt haben, fahren Sie nun fort, bis Sie alle Kernprozesse hinzugefügt haben.

Wenn Sie alle Kernprozesse hinzugefügt haben, klicken Sie unten links auf „Weiter“, um Ihre Eingaben zu speichern und mit der Erfassung des Handbuchs fortzufahren.

Wichtig: Die Kernprozesse erscheinen auf der Seite in der Reihenfolge, in der Sie diese hinzufügen und werden auch in dieser Reihenfolge fortlaufend mit KP1, KP2 usw. nummeriert. Es ist wichtig, dass die hier angezeigte Reihenfolge korrekt ist, da die Kernprozesse im Handbuch und in den Bewertungsbögen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie auf dieser Seite stehen. Wenn Sie die Kernprozesse in einer anderen Reihenfolge eingegeben haben oder die Reihenfolge nachträglich ändern möchten, können Sie die Reihenfolge ändern, indem Sie auf das Kreuz links neben den einzelnen Kernprozessen klicken und den Kernprozess an die gewünschte Stelle ziehen. Die Nummerierung ändern Sie, indem Sie – genau wie bei dem Namen des Kernprozesses – rechts auf „Kernprozess bearbeiten“ klicken, die Änderung eintragen und auf „Speichern“ klicken. Hierauf wird erneut im Kapitel 2.3 Veränderungen vornehmen hingewiesen.

Wichtig: Immer, wenn Sie die Kernprozesse bearbeitet haben, müssen Sie diese Änderung speichern, indem Sie unten links auf der Seite auf „Weiter“ klicken:

Hinweis: Einen neu erstellten Kernprozess können Sie durch einen Klick auf das Papierkorb-Symbol links löschen. Damit Entfernen Sie auch alle Indikatoren, die Sie diesem Kernprozess hinzugefügt haben (hierzu mehr in Kapitel 2.1.3). Löschen Sie Kernprozesse daher nur, wenn Sie sich sicher sind. Nachdem der Kernprozess mit einer Bewertung verknüpft wurde, können Sie diesen nicht mehr löschen. Das erkennen Sie daran, dass der rote Papierkorb nur noch hell unterlegt zu sehen ist.

2.1.3 Indikatoren erfassen

Sie gelangen nun auf die Seite, auf der Sie die Indikatoren eingeben können. Oben auf der Seite werden die im vorherigen Schritt (Kapitel 2.1.2) erstellten Kernprozesse angezeigt. Zu Beginn ist Kernprozess 1 ausgewählt, sodass Sie sofort die zu Kernprozess 1 gehörigen Indikatoren eingeben können. Die Zahl rechts neben dem Kernprozess zeigt an, wie viele Indikatoren für diesen hinterlegt sind. Wenn noch keine Indikatoren erfasst sind, ist dort eine rote Null zusehen. Um einen Indikator zu erstellen, klicken Sie unten rechts auf „+ Indikator hinzufügen“:

Sie sehen nun den hinzugefügten Indikator. Um diesen zu bearbeiten, klicken Sie rechts auf „Qualitätskriterien eingeben“:

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeiten können. Geben Sie zunächst den Namen des Indikators und dessen Kürzel ein. Das Kürzel ist die fortlaufende Nummerierung innerhalb des Kernprozesses. Sie fügen gerade einen Indikator zu Kernprozess 1 hinzu; der erste Indikator erhält das Kürzel 1, der nächste das Kürzel 2 usw. Achten Sie darauf, dass der Indikator „Aktiv“ gesetzt ist, damit er an den Bewertungen teilnehmen kann.

Anschließend geben Sie die die Qualitätskriterien ein. Wie Sie Anhänge und Anmerkungen einfügen, wird im nächsten Unterkapitel erklärt.

Durch einen Klick auf die jeweilige Wertstufe öffnet sich diese, hier können Sie den entsprechenden Text einfügen und formatieren. Wert und Name sind voreingetragen, wenn Sie dies wünschen, können Sie diese aber ändern.

Geben Sie nun die weiteren Qualitätskriterien nacheinander ein und klicken Sie anschließend auf „Speichern“:

Die Indikatoren werden in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie diese einfügen. Achten Sie darauf, dass die Indikatoren in der richtigen Reihenfolge stehen, denn in dieser Reihenfolge tauchen sie auch im Handbuch und in der Bewertung auf.

Wichtig: Die Indikatoren erscheinen in der Reihenfolge, in der Sie diese hinzufügen und werden auch in dieser Reihenfolge fortlaufend nummeriert. Es ist wichtig, dass diese Reihenfolge korrekt ist, da die Indikatoren im Handbuch und in den Bewertungsbögen in der Reihenfolge angezeigt werden, in der sie auf dieser Seite stehen. Wenn Sie die Indikatoren in einer anderen Reihenfolge eingegeben haben oder die Reihenfolge nachträglich ändern möchten, können Sie auch die Nummerierung ändern, indem Sie erneut auf „Qualitätskriterien eingeben“ klicken, das Kürzel ändern und auf „Speichern“ klicken. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie auf das Kreuz links klicken und den Indikator an die gewünschte Stelle ziehen. Hierauf wird erneut im Kapitel 2.3 hingewiesen. Wenn Sie alle Indikatoren hinzugefügt haben, klicken Sie unten links auf Speichern:

Wichtig: Immer, wenn Sie die Indikatoren bearbeitet haben, müssen Sie diese Änderung speichern, indem Sie unten links auf der Seite auf „Speichern“ klicken. Sie speichern also zweimal: Einmal in dem Fenster, in dem Sie den Indikator bearbeitet haben und anschließend unten auf der Seite, auf der Ihnen alle Indikatoren angezeigt werden

Klicken Sie nun oben auf den nächsten Kernprozess und fügen hier die Indikatoren hinzu. Fahren Sie damit fort, bis alle Indikatoren eingegeben sind.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Indikatoren „Aktiv“ gesetzt sind, da sie nur so an der Bewertung teilnehmen. Dass ein Indikator „inaktiv“ ist erkennen Sie daran, dass er hellrot hinterlegt ist:

Hinweis: Einen neu erstellten Indikator können Sie durch einen Klick auf das Papierkorb-Symbol links löschen. Nachdem der Indikator mit einer Bewertung verknüpft wurde, können Sie diesen nicht mehr löschen. Das erkennen Sie daran, dass der rote Papierkorb nur noch hell unterlegt zu sehen ist.

2.1.4 Anlagen und Anmerkungen zu den Indikatoren eingeben

Es besteht die Möglichkeit – wenn gewünscht – Anlagen und Anmerkungen zu einem Indikator hinzufügen. Diese können Sie später in den Qualitätskriterien verlinken (dazu sogleich). Klicken Sie hierfür auf der Seite „Handbuch“ unter „Indikatoren verwalten“ bei dem betreffenden Indikator auf „Qualitätskriterien eingeben“:

2.1.4.1 Anlagen eingeben

Um eine Anlage hinzuzufügen klicken Sie dann auf das Feld „Anlagen“ und dann auf „+ Anlage hinzufügen“:

Nun können Sie mit dem Feld „Durchsuchen“ eine Datei als Anlage zu dem Indikator hochladen. Anschließend können Sie die Anlage benennen und eine Bemerkung hinzufügen:

Schließlich können Sie mit unter „Einrichtungen“ einstellen, ob die Anlage für alle Einrichtungen im Handbuch erscheint oder nur für einzelne Einrichtungen erscheinen wird. Wenn Sie das Feld leer lassen, erscheint der Anhang für alle Einrichtungen. Wenn Sie über den Pfeil eine Einrichtung auswählen, erscheint die Anlage nur für diese Einrichtung. Sie können auch mehrere Einrichtungen auswählen.

Wenn Sie mehrere Anlagen für den Indikator hinzufügen möchten, können Sie über „+ Anlage hinzufügen“ weitere Anlagen einfügen:

Um die Anlagen im Text zu den Qualitätskriterien verlinken zu können, müssen Sie den Indikator zunächst speichern, nachdem Sie die Anlagen hinzugefügt haben. Scrollen Sie hierzu zum Ende der Seite und klicken Sie auf „Speichern“:

Bevor Sie die Anlagen verlinken können, müssen Sie nun erneut die Indikatoren speichern. Hierfür klicken Sie unten auf der Seite, auf der Ihnen nun wieder die Indikatoren angezeigt werden, auf „Speichern“:

Um jetzt die Anlagen zu verlinken, klicken Sie wieder bei dem betreffenden Indikator auf „Qualitätskriterien eingeben“:

Gehen Sie jetzt in den Text des Qualitätskriteriums, indem Sie auf die entsprechende Wertstufe klicken. In dem Text des Qualitätskriteriums können Sie über „@“ die Anlagen an der richtigen Stelle verlinken. Hierzu geben Sie an der entsprechenden Stelle im Textfeld ein „@“ ein. Nun öffnet sich ein DropdownMenü mit allen Anlagen, die Sie zuvor erstellt und gespeichert haben. Wählen Sie die Anlage, die Sie verlinken möchten aus. Dass das funktioniert hat, erkennen Sie daran, dass hinter dem „@“ der Name, den Sie Ihrer Anlage gegeben haben, in Klammern erscheint und der Text dort blau hinterlegt wird. Wenn Sie mehrere Anlagen verlinken möchten, geben Sie an allen Textstellen, an denen Sie die Verlinkung einfügen möchten ein „@“ ein und wählen die entsprechende Anlage aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang in allen Qualitätskriterien, in denen die Anlage verlinkt werden soll. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie erneut unten auf „Speichern“:

Vergessen Sie nicht, nach dem Speichern des Indikators auch erneut unten auf der Seite zu speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden: